Aperçu
Toute entreprise qui détient des stocks doit les compter. Beaucoup le font encore à l’ancienne : imprimer une feuille, parcourir les rayons, noter les quantités puis les saisir dans le système. Cela semble simple et peu coûteux. Mais le coût réel se cache dans les heures passées et les erreurs qui se glissent dans le processus. Le scan de codes-barres fait le même travail en une seule étape, le système vérifiant chaque quantité au fur et à mesure. Voici une comparaison des deux méthodes, étape par étape.
Comment se déroule un inventaire sur papier
Un inventaire papier comporte trois étapes. Quelqu’un imprime d’abord les feuilles de comptage et répartit l’entrepôt entre les compteurs. L’équipe parcourt ensuite les rayons et inscrit une quantité à côté de chaque ligne. Enfin, quelqu’un récupère les feuilles et saisit chaque chiffre dans le système, souvent plusieurs jours après. Chaque étape dépend de la capacité d’une personne à lire et écrire correctement.
C’est là que les erreurs surviennent. Un 1 ressemble à un 7. Une quantité est inscrite sur la mauvaise ligne. Un rayon est oublié parce que la feuille était pliée. Un article se trouve sur un rayon absent de la feuille : personne ne le compte. Et lorsque les chiffres sont enfin saisis, chacun risque une nouvelle fois d’être mal retranscrit.
Comment se déroule un inventaire par scan
Avec le scan, le compteur scanne l’étiquette du rayon, l’article, puis saisit ou scanne la quantité. Le système l’enregistre immédiatement. Plus besoin d’imprimer des feuilles, de déchiffrer une écriture ni de saisir les données plus tard. Le comptage est enregistré dès que le compteur quitte le rayon.
Le lecteur vérifie aussi le travail. Si le compteur se trouve devant le mauvais rayon, le système le signale. Si un article apparaît là où il ne devrait pas être, son emplacement est enregistré. Si le comptage s’écarte fortement du résultat attendu, le compteur peut être invité à recompter immédiatement, toujours devant le rayon.
Comparaison côte à côte
| Papier et stylo | Scan de codes-barres | |
|---|---|---|
| Préparation | Imprimer et distribuer les feuilles, répartir les zones de comptage | Créer l’inventaire dans le système et l’attribuer à l’équipe |
| Comptage | Repérer la ligne sur la feuille et noter la quantité à la main | Scanner le rayon et l’article, saisir la quantité |
| Erreurs | Écriture mal lue, mauvaise ligne, rayons oubliés, erreurs de saisie | Le scan lit le code avec exactitude ; tout mauvais rayon ou article est signalé immédiatement |
| Saisie des données | Quelqu’un saisit chaque ligne plus tard, souvent plusieurs jours après | Rien à saisir : les comptages arrivent dans le système au fur et à mesure |
| Écarts | Détectés après coup, lorsque personne ne se souvient du rayon | Détectés alors que le compteur est encore devant le rayon et peut recompter immédiatement |
| Activité habituelle | Nécessite souvent la fermeture de l’entrepôt pendant le comptage | Compter une zone à la fois pendant que le reste continue à travailler |
| Piste d’audit | Feuilles papier dans un classeur | Le système conserve qui a compté quoi, où et quand |
Pourquoi les inventaires papier dérivent
Les erreurs d’enregistrement des stocks sont plus fréquentes qu’on ne le pense. Dans une étude portant sur près de 240 000 articles dans 37 magasins d’un même détaillant, DeHoratius et Raman ont constaté que plus de 65 % des registres ne correspondaient pas à ce qui se trouvait réellement en rayon. L’inventaire doit corriger cela. Mais si le comptage lui-même est sujet aux erreurs, la correction reste partielle.
La vérification ne suffit pas non plus à fiabiliser les inventaires papier. Dans une étude contrôlée sur la saisie de données, Barchard et Pace ont constaté que les personnes qui vérifiaient visuellement les données saisies ne faisaient pas significativement mieux que celles qui ne vérifiaient rien. La double saisie était bien plus précise. Un lecteur supprime entièrement l’étape de saisie, ce qui réduit fortement les vérifications nécessaires.
Quand le papier reste pertinent
Le papier n’est pas toujours une mauvaise solution. Pour un très petit stock de quelques produits, une liste imprimée peut suffire. Elle sert aussi de secours en cas de panne des appareils. Mais dès qu’il y a plus de quelques rayons, plusieurs compteurs ou un inventaire sur lequel votre comptable doit pouvoir s’appuyer, les coûts cachés du papier augmentent vite. Le temps passé à saisir les données et à rechercher les écarts suffit souvent à amortir les lecteurs.
Compter plus souvent, pas seulement une fois par an
Le principal avantage du scan n’est pas d’accélérer l’inventaire de fin d’année, mais de rendre les comptages suffisamment simples pour les effectuer toute l’année. Au lieu de fermer l’entrepôt pour un grand inventaire, vous en comptez une petite partie chaque semaine. Les articles à forte rotation sont comptés souvent, ceux à faible rotation moins fréquemment. Les erreurs sont détectées en quelques jours plutôt qu’en plusieurs mois, et l’inventaire annuel devient une vérification, pas une crise.
- Inventaires tournants : une partie de l’entrepôt à la fois, selon un plan régulier
- Comptage ciblé : vérifier un rayon ou un article dès qu’une anomalie est repérée
- Comptages ABC : compter plus souvent les articles à forte rotation
- Contrôles de stock nul : vérifier que les rayons indiqués vides par le système le sont bien
Comment Raptool vous aide
Raptool WMS effectue les inventaires sur des lecteurs mobiles. Vous pouvez configurer un inventaire complet ou physique, un inventaire tournant, un comptage ciblé ou un contrôle de stock nul, puis choisir le périmètre : tout l’entrepôt, une plage d’emplacements, une zone, un groupe d’articles, une classe ABC ou les articles non comptés depuis un certain temps. Les inventaires à l’aveugle masquent la quantité attendue afin que le compteur relève le stock réel. Les inventaires dirigés imposent le scan du rayon avant la saisie d’une quantité. Les écarts dans la limite définie peuvent être approuvés automatiquement ; les autres sont soumis à un nouveau comptage ou à une vérification. Raptool Client fonctionne sur les appareils Zebra, Honeywell, Datalogic et Newland ainsi que sur les téléphones Android et iOS, y compris hors ligne lorsque le signal disparaît. Les inventaires approuvés sont synchronisés avec votre ERP, comme Fortnox, Visma, SAP ou Microsoft Dynamics.
À retenir
- L’inventaire papier comporte trois étapes sujettes aux erreurs ; le scan, une seule
- La saisie ultérieure crée de nouvelles erreurs qu’une vérification visuelle ne repère pas
- Le scan signale le mauvais rayon ou article tant que le compteur est encore sur place
- Des comptages simples permettent d’inventorier un peu chaque semaine plutôt qu’une fois par an
- Commencez par une zone et comparez le résultat au dernier inventaire papier
Sources : DeHoratius et Raman, « Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis », Management Science (2008), résumé dans Chicago Booth Review; Barchard et Pace, « Preventing human error: The impact of data entry methods on data accuracy and statistical results », Computers in Human Behavior (2011).
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