Überblick
Jedes Unternehmen mit Lagerbestand muss diesen zählen. Viele gehen noch immer auf die alte Weise vor: Liste ausdrucken, Regale abgehen, Mengen notieren und anschließend ins System eingeben. Das wirkt günstig und einfach. Die tatsächlichen Kosten stecken jedoch in den Arbeitsstunden und den Fehlern, die dabei durchrutschen. Barcode-Scanning erledigt dieselbe Aufgabe in einem Schritt, während das System jede Zählung sofort prüft. So unterscheiden sich die beiden Methoden Schritt für Schritt.
So läuft eine Inventur mit Papier ab
Eine papierbasierte Inventur hat drei Phasen. Zuerst druckt jemand die Zähllisten aus und teilt das Lager unter den Zählteams auf. Dann geht das Team die Regale ab und trägt neben jeder Position eine Menge ein. Schließlich sammelt jemand die Listen ein und gibt alle Zahlen ins System ein, oft erst Tage später. In jeder Phase müssen Menschen korrekt lesen und schreiben.
Hier passieren die Fehler. Eine 1 sieht wie eine 7 aus. Eine Menge landet in der falschen Zeile. Ein Regal wird übersehen, weil das Blatt gefaltet war. Ein Artikel liegt in einem Regal, das gar nicht auf der Liste steht, und wird deshalb nicht gezählt. Und wenn die Zahlen schließlich eingegeben werden, kann jede einzelne Ziffer noch einmal falsch übertragen werden.
So läuft eine gescannte Inventur ab
Beim Scannen erfasst der Mitarbeiter das Regaletikett, den Artikel und anschließend die Menge per Eingabe oder Scan. Das System speichert alles sofort. Es müssen keine Listen gedruckt, Handschriften entziffert oder Daten später eingetippt werden. Sobald der Mitarbeiter das Regal verlässt, ist die Zählung im System erfasst.
Der Scanner prüft auch die Arbeit. Befindet sich der Mitarbeiter am falschen Regal, weist das System darauf hin. Taucht ein Artikel auf, der dort nicht sein sollte, wird er am Fundort erfasst. Weicht eine Zählung stark vom erwarteten Wert ab, kann der Mitarbeiter direkt am Regal zu einer erneuten Zählung aufgefordert werden.
Direkter Vergleich
| Stift und Papier | Barcode-Scanning | |
|---|---|---|
| Vorbereitung | Listen drucken und verteilen, Zuständigkeiten für die Bereiche planen | Inventur im System anlegen und dem Team zuweisen |
| Zählung | Position auf der Liste suchen und die Menge von Hand eintragen | Regal und Artikel scannen, Menge eingeben |
| Fehler | Falsch gelesene Handschrift, falsche Zeile, übersprungene Regale, Tippfehler | Der Scan liest den Code exakt; falsches Regal oder falscher Artikel wird sofort gemeldet |
| Dateneingabe | Jemand gibt später jede Zeile ein, oft erst Tage danach | Keine Eingabe nötig; Zählungen werden sofort im System erfasst |
| Abweichungen | Werden später entdeckt, wenn sich niemand mehr an das Regal erinnert | Werden erkannt, solange der Mitarbeiter am Regal steht und direkt nachzählen kann |
| Laufender Betrieb | Das Lager muss für die Zählung oft geschlossen werden | Eine Zone nach der anderen zählen, während der übrige Betrieb weiterläuft |
| Prüfprotokoll | Papierlisten in einem Ordner | Im System ist gespeichert, wer was wo und wann gezählt hat |
Warum Papierinventuren abweichen
Falsche Bestandsdaten sind häufiger, als viele denken. In einer Studie mit fast 240.000 Artikeln in 37 Filialen eines Einzelhändlers stellten DeHoratius und Raman fest, dass mehr als 65 Prozent der Bestandsaufzeichnungen nicht mit dem tatsächlichen Regalbestand übereinstimmten. Eine Inventur soll das korrigieren. Ist die Zählung selbst fehleranfällig, wird das Problem jedoch nur teilweise behoben.
Auch eine Kontrolle rettet papierbasierte Zählungen nicht. In einer kontrollierten Studie zur Dateneingabe stellten Barchard und Pace fest, dass Personen, die eingegebene Daten visuell prüften, nicht wesentlich besser abschnitten als Personen ohne jede Kontrolle. Die doppelte Eingabe war deutlich genauer. Ein Scanner beseitigt den Eingabeschritt vollständig, sodass viel weniger geprüft werden muss.
Wann Papier weiterhin sinnvoll ist
Papier ist nicht grundsätzlich falsch. Für einen sehr kleinen Lagerraum mit wenigen Produkten kann eine gedruckte Liste ausreichen. Sie dient auch als Ersatzlösung, falls Geräte ausfallen. Bei mehr als wenigen Regalen, mehreren Zählern oder einer Inventur, auf die sich Ihr Steuerberater verlassen können muss, summieren sich die versteckten Papierkosten jedoch schnell. Allein die Zeit für Eingaben und die Klärung von Abweichungen amortisiert oft die Scanner.
Öfter zählen statt nur einmal im Jahr
Der größte Vorteil des Scannens ist nicht eine schnellere Jahresinventur. Vielmehr wird das Zählen so einfach, dass es das ganze Jahr über stattfinden kann. Statt das Lager für eine große Inventur zu schließen, zählen Sie jede Woche einen kleinen Bereich. Schnelldreher werden häufiger gezählt, Langsamdreher seltener. Fehler fallen innerhalb von Tagen statt Monaten auf, und die Jahresinventur wird zur Kontrolle statt zur Krise.
- Rollierende Inventur: jeweils ein Lagerbereich nach fortlaufendem Plan
- Stichprobenzählung: ein Regal oder Artikel sofort prüfen, wenn etwas nicht stimmt
- ABC-Zählung: Schnelldreher häufiger zählen als Langsamdreher
- Nullbestandsprüfungen: bestätigen, dass laut System leere Regale tatsächlich leer sind
So hilft Raptool
Raptool WMS führt Bestandsaufnahmen mit mobilen Scannern durch. Sie können eine vollständige oder physische Inventur, eine rollierende Inventur, eine Stichprobenzählung oder eine Nullbestandsprüfung einrichten und den Umfang festlegen: das gesamte Lager, einen Lagerplatzbereich, eine Zone, eine Artikelgruppe, eine ABC-Klasse oder Artikel, die länger nicht gezählt wurden. Bei einer Blindinventur wird die erwartete Menge ausgeblendet, damit der Mitarbeiter den tatsächlichen Bestand zählt. Eine geführte Inventur stellt sicher, dass das Regal gescannt wird, bevor eine Menge eingegeben wird. Abweichungen innerhalb eines von Ihnen festgelegten Grenzwerts können automatisch freigegeben werden; alle übrigen werden zur Nachzählung oder Prüfung weitergeleitet. Raptool Client läuft auf Geräten von Zebra, Honeywell, Datalogic und Newland sowie auf Android- und iOS-Smartphones und funktioniert bei Signalausfall offline. Freigegebene Zählungen werden mit Ihrem ERP synchronisiert, etwa Fortnox, Visma, SAP oder Microsoft Dynamics.
Die wichtigsten Punkte
- Papierinventuren haben drei fehleranfällige Schritte, Scannen nur einen
- Nachträgliches Eintippen verursacht neue Fehler, die eine Sichtkontrolle nicht erkennt
- Der Scan meldet das falsche Regal oder den falschen Artikel, solange der Mitarbeiter noch dort ist
- Einfache Zählungen ermöglichen kleine wöchentliche Inventuren statt einer jährlichen
- Beginnen Sie mit einer Zone und vergleichen Sie das Ergebnis mit der letzten Papierinventur
Quellen: DeHoratius und Raman, „Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis“, Management Science (2008), zusammengefasst in Chicago Booth Review; Barchard und Pace, „Preventing human error: The impact of data entry methods on data accuracy and statistical results“, Computers in Human Behavior (2011).
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