Översikt
Alla företag med lager behöver inventera. Många gör det fortfarande på gammaldags vis: skriver ut en lista, går längs hyllorna, antecknar antalen och matar sedan in dem i systemet. Det verkar billigt och enkelt. Men den verkliga kostnaden ligger i arbetstimmarna och felen som slinker igenom. Streckkodsskanning gör samma jobb i ett enda steg, samtidigt som systemet kontrollerar varje inventerat antal. Så här skiljer sig metoderna åt, steg för steg.
Så går en pappersinventering till
En pappersinventering består av tre steg. Först skriver någon ut inventeringslistor och delar upp lagret mellan inventerarna. Sedan går teamet längs hyllorna och skriver ett antal vid varje rad. Till sist samlar någon in listorna och matar in alla siffror i systemet, ofta flera dagar senare. Varje steg kräver att någon läser och skriver rätt.
Där går det ofta fel. En 1:a kan se ut som en 7:a. Ett antal skrivs på fel rad. En hylla hoppas över eftersom listan har vikts. En artikel står på en hylla som inte finns med på listan, så ingen räknar den. Och när siffrorna till sist matas in finns ännu en chans att skriva fel på varje tal.
Så går en skannad inventering till
Med skanning läser inventeraren av hyllans etikett, skannar artikeln och anger eller skannar antalet. Systemet registrerar det direkt. Ingen lista behöver skrivas ut, ingen handstil behöver tydas och inget behöver matas in senare. Inventeringen finns i systemet så snart inventeraren lämnar hyllan.
Skannern kontrollerar också arbetet. Om inventeraren står vid fel hylla säger systemet till. Om en artikel hittas där den inte borde finnas registreras platsen där den upptäcktes. Om inventeringen avviker kraftigt från systemets förväntade antal kan inventeraren bli ombedd att räkna igen direkt vid hyllan.
Jämförelse sida vid sida
| Papper och penna | Streckkodsscanning | |
|---|---|---|
| Förberedelse | Skriv ut och dela ut listor, planera vem som räknar var | Skapa inventeringen i systemet och tilldela den till teamet |
| Inventering | Hitta raden på listan och skriv antalet för hand | Skanna hyllan och artikeln, ange antalet |
| Fel | Feltolkad handstil, fel rad, överhoppade hyllor, skrivfel | Skanningen läser koden exakt; fel hylla eller artikel flaggas direkt |
| Registrering av data | Någon matar in varje rad senare, ofta flera dagar efteråt | Inget behöver matas in; inventeringen förs in i systemet direkt |
| Avvikelser | Upptäcks efteråt, när ingen minns vilken hylla det gällde | Upptäcks medan inventeraren står vid hyllan och kan räkna om direkt |
| Det dagliga arbetet | Lagret behöver ofta stängas under inventeringen | Inventera en zon i taget medan resten av lagret fortsätter arbeta |
| Granskningsspår | Papperslistor i en pärm | Systemet sparar vem som inventerade vad, var och när |
Därför blir pappersinventeringar fel
Felaktiga lageruppgifter är vanligare än många tror. I en studie av nästan 240 000 artiklar i 37 butiker hos en och samma återförsäljare fann DeHoratius och Raman att över 65 procent av lagerregistreringarna inte stämde med det som faktiskt fanns på hyllan. Inventering ska rätta till det. Men om själva inventeringen är felbenägen blir förbättringen bara delvis.
Inte heller hjälper det att kontrollera pappersinventeringar. I en kontrollerad studie av datainmatning fann Barchard och Pace att personer som granskade inskrivna uppgifter med ögonen inte gjorde signifikant bättre ifrån sig än personer som inte kontrollerade alls. Att skriva in uppgifterna två gånger var betydligt mer korrekt. En skanner tar bort inmatningssteget helt, så det finns mycket mindre att kontrollera.
När papper fortfarande fungerar
Papper är inte alltid fel. För ett mycket litet förråd med några få produkter kan en utskriven lista räcka. Den fungerar också som reserv om enheterna slutar fungera. Men med fler än några hyllor, flera inventerare eller ett resultat som revisorn måste kunna lita på växer papprets dolda kostnader snabbt. Tiden som går åt till inmatning och uppföljning av avvikelser räcker ofta för att betala skannrarna.
Inventera oftare, inte bara en gång om året
Den största vinsten med skanning är inte en snabbare årsinventering. Det är att inventeringen blir så enkel att den kan göras året runt. I stället för att stänga lagret för en stor inventering räknar ni en liten del varje vecka. Snabbrörliga artiklar räknas ofta, långsamma mer sällan. Fel upptäcks inom dagar i stället för månader, och årsinventeringen blir en avstämning i stället för en kris.
- Rullande inventering: en del av lagret åt gången enligt en löpande plan
- Kontrollinventering: en hylla eller artikel direkt när något verkar fel
- ABC-inventering: räkna snabbrörliga artiklar oftare än långsamma
- Nollkontroller: bekräfta att hyllor som systemet visar som tomma faktiskt är det
Så hjälper Raptool
Raptool WMS hanterar inventering med mobila skannrar. Du kan skapa en fullständig inventering, fysisk inventering, rullande inventering, kontrollinventering eller nollkontroll och välja vad som ska räknas: hela lagret, ett lagerplatsintervall, en zon, en artikelgrupp, en ABC-klass eller artiklar som inte inventerats på länge. Blind inventering döljer förväntat antal så att inventeraren räknar det som faktiskt finns. Styrd inventering kräver att hyllan skannas innan ett antal anges. Avvikelser inom en gräns du anger kan godkännas automatiskt; övriga skickas för omräkning eller granskning. Raptool Client körs på enheter från Zebra, Honeywell, Datalogic och Newland samt på Android- och iOS-mobiler, och fungerar offline när signalen försvinner. Godkända inventeringar synkroniseras med ditt affärssystem, till exempel Fortnox, Visma, SAP eller Microsoft Dynamics.
Viktigaste slutsatserna
- Pappersinventering har tre felkänsliga steg; skanning har ett
- Senare inmatning skapar nya fel, och en visuell kontroll fångar dem inte
- Skanningen flaggar fel hylla eller artikel medan inventeraren fortfarande är där
- Enkel inventering gör det möjligt att räkna lite varje vecka i stället för en gång om året
- Börja med en zon och jämför resultatet med den senaste pappersinventeringen
Källor: DeHoratius och Raman, ”Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science (2008), sammanfattad i Chicago Booth Review; Barchard och Pace, ”Preventing human error: The impact of data entry methods on data accuracy and statistical results”, Computers in Human Behavior (2011).
Taggar
Räknar ni fortfarande på papper? Boka en demo så visar vi en skannad inventering från början till slut.
Boka en demo
