Panoramica
Tutte le aziende con scorte devono contarle. Molte usano ancora il metodo tradizionale: stampano un foglio, percorrono gli scaffali, annotano le quantità e poi le inseriscono nel sistema. Sembra semplice ed economico. Ma il costo reale si nasconde nelle ore impiegate e negli errori che passano inosservati. Scansione di codici a barre svolge lo stesso lavoro in un solo passaggio e il sistema verifica ogni quantità mentre viene registrata. Ecco il confronto tra i due metodi, passo dopo passo.
Come funziona un inventario su carta
L’inventario su carta ha tre fasi. Per prima cosa si stampano le schede e si divide il magazzino tra gli addetti. Poi il team percorre gli scaffali e annota una quantità accanto a ogni riga. Infine si raccolgono le schede e si inseriscono tutti i numeri nel sistema, spesso giorni dopo. Ogni fase dipende dalla capacità delle persone di leggere e scrivere correttamente.
È qui che nascono gli errori. Un 1 può sembrare un 7. Una quantità viene scritta sulla riga sbagliata. Uno scaffale viene saltato perché il foglio era piegato. Un articolo si trova su uno scaffale non indicato nella scheda e nessuno lo conta. Quando i numeri vengono infine digitati, ogni cifra può essere inserita male una seconda volta.
Come funziona un inventario con scansione
Con la scansione, l’addetto scansiona l’etichetta dello scaffale, l’articolo e poi inserisce o scansiona la quantità. Il sistema la registra subito. Non serve stampare schede, interpretare grafie o digitare dati in seguito. Il conteggio è nel sistema non appena l’addetto si allontana dallo scaffale.
Lo scanner controlla anche il lavoro. Se l’addetto si trova presso lo scaffale sbagliato, il sistema lo segnala. Se viene trovato un articolo che non dovrebbe essere lì, si registra l’ubicazione in cui è stato trovato. Se il conteggio si discosta molto da quello previsto dal sistema, si può chiedere all’addetto di ricontare subito, mentre è ancora davanti allo scaffale.
Confronto diretto
| Carta e penna | Scansione di codici a barre | |
|---|---|---|
| Preparazione | Stampare e distribuire le schede, assegnare le aree di conteggio | Creare l’inventario nel sistema e assegnarlo al team |
| Conteggio | Trovare la riga sulla scheda e scrivere la quantità a mano | Scansionare lo scaffale e l’articolo, inserire la quantità |
| Errori | Grafia interpretata male, riga errata, scaffali saltati, errori di digitazione | La scansione legge il codice esattamente; lo scaffale o l’articolo errato viene segnalato subito |
| Inserimento dei dati | Qualcuno digita ogni riga in seguito, spesso giorni dopo | Niente da digitare: i conteggi arrivano al sistema in tempo reale |
| Differenze | Rilevate dopo, quando nessuno ricorda più lo scaffale | Rilevate mentre l’addetto è ancora allo scaffale e può ricontare subito |
| Attività quotidiana | Spesso richiede la chiusura del magazzino durante il conteggio | Contare una zona alla volta mentre il resto continua a lavorare |
| Registro di controllo | Schede cartacee in una cartella | Il sistema registra chi ha contato cosa, dove e quando |
Perché i conteggi su carta divergono
Le registrazioni errate delle scorte sono più comuni di quanto si pensi. In uno studio su quasi 240.000 articoli in 37 negozi di un rivenditore, DeHoratius e Raman hanno rilevato che oltre il 65 percento dei record di inventario non corrispondeva a ciò che era effettivamente sugli scaffali. Il conteggio dovrebbe correggere il problema. Ma se il conteggio stesso è soggetto a errori, la correzione è solo parziale.
Neanche il controllo risolve i limiti del conteggio su carta. In uno studio controllato sull’inserimento dati, Barchard e Pace hanno rilevato che chi controllava a vista i dati digitati non otteneva risultati significativamente migliori rispetto a chi non controllava affatto. Inserire i dati due volte era molto più accurato. Lo scanner elimina del tutto la digitazione, riducendo ciò che è necessario verificare.
Quand la carta ha ancora senso
La carta non è sempre una scelta sbagliata. Per un piccolo deposito con pochi prodotti, può bastare un elenco stampato. Può anche servire come alternativa se i dispositivi non funzionano. Ma con più di pochi scaffali, diversi addetti o un conteggio su cui deve fare affidamento il commercialista, i costi nascosti della carta crescono rapidamente. Il tempo speso a digitare e verificare le differenze spesso basta da solo a ripagare gli scanner.
Contare più spesso, non solo una volta all’anno
Il vantaggio maggiore della scansione non è un inventario di fine anno più rapido, ma la possibilità di contare facilmente durante tutto l’anno. Invece di chiudere il magazzino per un unico grande conteggio, se ne conta una piccola parte ogni settimana. Gli articoli ad alta rotazione si contano spesso, quelli a bassa rotazione meno. Gli errori emergono in pochi giorni anziché dopo mesi e l’inventario di fine anno diventa una verifica, non una crisi.
- Conteggi ciclici: una parte del magazzino alla volta, secondo un piano continuativo
- Conteggi mirati: uno scaffale o un articolo subito, quando qualcosa sembra errato
- Conteggi ABC: contare gli articoli ad alta rotazione più spesso di quelli a bassa rotazione
- Verifiche a zero: confermare che gli scaffali indicati come vuoti dal sistema lo siano davvero
Come aiuta Raptool
Raptool WMS gestisce l’inventario con scanner mobili. Puoi configurare un inventario completo, fisico, ciclico, mirato o una verifica a zero e scegliere cosa contare: tutto il magazzino, un intervallo di ubicazioni, una zona, un gruppo di articoli, una classe ABC o gli articoli non conteggiati da tempo. Il conteggio cieco nasconde la quantità prevista, così l’addetto conta ciò che è realmente presente. Il conteggio guidato richiede la scansione dello scaffale prima dell’inserimento della quantità. Le differenze entro una soglia impostata possono essere approvate automaticamente; le altre vengono inviate a un nuovo conteggio o a una revisione. Raptool Client funziona sui dispositivi Zebra, Honeywell, Datalogic e Newland e sui telefoni Android e iOS, anche offline quando il segnale cade. I conteggi approvati si sincronizzano con il tuo ERP, ad esempio Fortnox, Visma, SAP o Microsoft Dynamics.
In sintesi
- L’inventario su carta ha tre fasi soggette a errori; la scansione ne ha una
- Digitare i conteggi in seguito aggiunge errori che il controllo visivo non rileva
- La scansione segnala lo scaffale o l’articolo errato mentre l’addetto è ancora lì
- La semplicità del conteggio consente di inventariare un po’ ogni settimana invece che una volta all’anno
- Inizia da una zona e confronta il risultato con l’ultimo inventario su carta
Fonti: DeHoratius e Raman, “Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science (2008), riassunto in Chicago Booth Review; Barchard e Pace, “Preventing human error: The impact of data entry methods on data accuracy and statistical results”, Computers in Human Behavior (2011).
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