Resumen
Al montar un almacén o dejar atrás el papel, siempre surge la misma pregunta: ¿qué necesitamos realmente? La respuesta tiene dos partes. Los sistemas de la oficina deciden qué debe ocurrir. El hardware de la zona de trabajo lo hace posible y devuelve información. Esta lista repasa ambos, explica para qué sirve cada elemento y cuándo hace falta, y termina con un kit básico para un almacén pequeño. Un sistema móvil de gestión de almacenes conecta las dos partes.
Por qué importa elegir bien la configuración
La mayor parte del coste de un almacén se debe a los desplazamientos del personal. Una revisión muy conocida de los estudios sobre almacenes, realizada por de Koster y sus colaboradores, calcula que la preparación de pedidos por sí sola puede representar hasta el 55 por ciento de los costes operativos de un almacén. Cada paso guiado por una pantalla y confirmado mediante un escaneo ahorra desplazamientos, búsquedas y correcciones de errores. Para eso sirven los sistemas y el hardware: para que cada paso sea más rápido y correcto a la primera.
Parte 1: Sistemas
ERP: el sistema de gestión empresarial
El ERP contiene clientes, proveedores, artículos, precios, facturas y contabilidad. Decide qué se vende y se compra. Algunos ejemplos son Fortnox, Visma, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP y NetSuite. La mayoría de las empresas ya tiene uno. El ERP sabe cuántas unidades de un artículo posees, pero normalmente no sabe dónde está cada una exactamente.
WMS: el sistema de almacén
El sistema de gestión de almacenes dirige el trabajo en la zona operativa. Sabe qué hay en cada estantería y convierte los pedidos en tareas: recibir esta entrega, ubicarla allí, preparar estas líneas en este orden, contar esa zona. También valida cada escaneo. Si gestionas un almacén de cualquier tamaño, el WMS es el centro de todo lo demás de esta lista.
Canales de pedidos: tienda online y marketplaces
Los pedidos suelen llegar desde una tienda online o un marketplace, como Shopify, WooCommerce, Magento o Amazon, además de desde el ERP. El WMS debería importarlos automáticamente y devolver los niveles de existencias y el estado del envío para que los clientes nunca compren algo que no tienes.
Software de envíos y empresas de transporte
Cuando se embala un pedido, alguien tiene que reservar el transporte, imprimir la etiqueta y guardar el número de seguimiento. El software de envíos o una conexión directa con empresas como PostNord, DHL, Bring, Schenker o UPS lo hace en un paso desde el puesto de embalaje, sin volver a escribir direcciones en la web del transportista.
TMS: gestión del transporte
Si repartes con tus propios vehículos, un sistema de gestión del transporte planifica las rutas, muestra las paradas a los conductores en el teléfono y permite consultar el estado de la entrega en tiempo real. Si las empresas de transporte se encargan de todas las entregas, quizá no necesites uno.
Etiquetas e integración
Dos sistemas menos visibles lo conectan todo. Una herramienta de diseño de etiquetas mantiene la coherencia entre las etiquetas de estantería, producto, palé y paquete y las imprime en cualquier impresora. Una capa de integración, mediante conectores listos para usar, API o EDI, mantiene sincronizados el ERP, el WMS, la tienda online y las empresas de transporte sin que nadie tenga que exportar hojas de cálculo.
| Qué gestiona | ¿Lo necesitas? | |
|---|---|---|
| ERP | Artículos, clientes, proveedores, precios, facturas | Sí, casi siempre ya está implantado |
| WMS | Ubicaciones, existencias por estantería, tareas de almacén | Sí, cuando tienes más de unas pocas estanterías |
| Tienda online o marketplace | Pedidos online y fichas de producto | Si vendes por internet |
| Software de envíos | Reserva de transporte, etiquetas, seguimiento | Si envías paquetes o palés |
| TMS | Rutas, conductores, estado de entregas | Si repartes con tus propios vehículos |
| Diseño de etiquetas | Diseños de etiquetas para todas las impresoras | Sí, a menudo integrado en el WMS |
| Integración | Intercambio de datos entre sistemas | Sí, salvo que todo esté en un único sistema |
Parte 2: Hardware
Lectores portátiles y ordenadores móviles
El dispositivo más importante en la zona de trabajo. Un terminal portátil rugerizado con lector de códigos de barras integrado muestra cada tarea y la confirma con un escaneo. Para volúmenes bajos puede servir un teléfono normal con cámara. Para escanear durante toda la jornada, un dispositivo especializado de fabricantes como Zebra, Honeywell, Datalogic o Newland dura más, escanea más rápido y resiste las caídas.
Lectores portátiles y de anillo
Un lector de anillo en el dedo, conectado a un pequeño ordenador en la muñeca, deja las dos manos libres para levantar y transportar mercancías. Los auriculares de preparación por voz van un paso más allá: el sistema indica la siguiente ubicación y la persona confirma mediante la voz. Ambos resultan rentables cuando se preparan muchas líneas por hora.
Ordenadores instalados en vehículos
Quienes conducen carretillas elevadoras necesitan una pantalla que puedan leer sin bajarse. Una tableta rugerizada o un ordenador montado en el vehículo, a menudo con lector de largo alcance, muestra las tareas de ubicación y reposición y las confirma cuando el palé está colocado.
Impresoras de etiquetas
Tendrás que imprimir etiquetas de estantería, productos, palés y paquetes. Una impresora térmica de sobremesa basta para un pequeño puesto de embalaje. Los muelles con mucho trabajo necesitan una impresora industrial que funcione todo el día; las impresoras móviles en el cinturón permiten imprimir una etiqueta justo donde está la mercancía.
Lectores RFID
RFID lee muchas etiquetas a la vez sin necesidad de línea de visión. Los lectores portátiles agilizan el inventario y los lectores fijos en las puertas de muelle pueden revisar un palé completo al pasar. RFID es un buen complemento si gestionas grandes cantidades de artículos etiquetados, pero la mayoría de los almacenes empieza con códigos de barras.
Red Wi-Fi
Todos los terminales portátiles, tabletas e impresoras necesitan una conexión estable. El Wi-Fi es difícil en un almacén: las estanterías metálicas, los palés llenos y los pasillos largos bloquean la señal. Planifica puntos de acceso para los pasillos, no solo para la oficina, y comprueba la cobertura con el lector real al fondo de cada pasillo. Un sistema que sigue funcionando sin conexión es una buena protección.
Etiquetas y códigos de barras
El hardware solo sirve si hay algo que escanear. Coloca una etiqueta de ubicación en cada estantería y hueco para palés, asegúrate de que cada artículo tenga un código de barras como EAN o GTIN y etiqueta los palés de salida. Muchos minoristas exigen una etiqueta logística GS1 con un SSCC: un número de 18 dígitos que identifica cada palé y lo vincula a los datos de entrega del sistema.
Puesto de embalaje y otros elementos
Un buen puesto de embalaje tiene un lector, una báscula, una impresora de etiquetas y una pantalla para comprobar el pedido, pesar el paquete e imprimir la etiqueta de transporte en el mismo lugar. Añade estaciones de carga y baterías de repuesto para cada dispositivo, además de algunas pantallas en el muelle y en la oficina para las personas responsables.
Kit básico para un almacén pequeño
- Un WMS conectado al ERP y a la tienda online
- Dos lectores portátiles o, para empezar, teléfonos con cámara
- Una impresora de etiquetas para estanterías, productos y paquetes
- Wi-Fi probado en cada pasillo con el propio lector
- Etiquetas en todas las estanterías y código de barras en cada artículo
- Conexión con las empresas de transporte para etiquetas de paquetes y seguimiento
Empieza con ese equipo, mide los resultados y añade lectores portátiles manos libres, ordenadores para vehículos o RFID donde los datos indiquen que compensa.
Cómo ayuda Raptool
Raptool WMS gestiona la recepción, ubicación, preparación, embalaje, recuentos de existencias y envíos desde una aplicación web y cualquier teléfono o lector rugerizado. Raptool Client es nativo para Android, iOS, Windows y Mac, así que puedes combinar teléfonos, tabletas y lectores rugerizados en la misma zona de trabajo. Raptool recomienda terminales Zebra para el almacén y también funciona con lectores Datalogic y dispositivos portátiles Honeywell para la preparación por voz manos libres; RFID lee etiquetas hasta 15 metros. 105 conectores listos enlazan el WMS con sistemas como Fortnox, Visma.net, Business Central, SAP S/4HANA, NetSuite, Shopify, WooCommerce, Magento y Amazon. Las etiquetas de transporte de PostNord, DHL, Bring, Schenker y UPS se crean mediante nShift o Shipmondo, Label Designer imprime etiquetas en cualquier lugar y Raptool TMS se encarga del transporte cuando la mercancía sale del muelle.
Puntos clave
- Los sistemas deciden qué debe ocurrir; el hardware lo hace posible y devuelve información
- El WMS ocupa el centro, entre el ERP, los canales de pedidos y las empresas de transporte
- Los lectores portátiles, las impresoras de etiquetas y el Wi-Fi son imprescindibles en el almacén
- Antes de que un lector pueda ayudar, debe haber etiquetas en cada estantería y artículo
- Empieza con un kit pequeño, mide y añade dispositivos manos libres o RFID donde compense
Preguntas frecuentes
¿Qué sistemas necesita un almacén?
La mayoría necesita un ERP para artículos, clientes y facturas; un WMS para ubicaciones y tareas; conexiones con canales de pedidos como una tienda online; y software de envíos o integraciones de transporte para etiquetas y seguimiento. Se añade un TMS si repartes con tus propios vehículos.
¿Qué diferencia hay entre un ERP y un WMS?
El ERP gestiona el negocio: lo que compras y vendes, precios, facturas y contabilidad. El WMS dirige el trabajo del almacén: dónde está cada artículo y qué tareas debe hacer el personal a continuación. Ambos intercambian pedidos y niveles de existencias.
¿Puedo usar teléfonos en lugar de lectores rugerizados?
Sí, si el volumen es bajo. La cámara de un teléfono puede leer códigos de barras suficientemente bien para empezar. Para escanear durante toda la jornada, los dispositivos rugerizados con lector integrado son más rápidos, duran más y resisten las caídas, así que la mayoría de los almacenes con mucha actividad acaba utilizándolos.
¿Necesito RFID en mi almacén?
No necesariamente al principio. Los códigos de barras cubren la mayoría de las necesidades. RFID compensa cuando cuentas o recibes grandes cantidades de artículos etiquetados, porque lee muchas etiquetas a la vez sin línea de visión.
¿Qué etiquetas necesita un almacén?
Etiquetas de ubicación en cada estantería y hueco para palés, un código de barras como EAN o GTIN en cada artículo y etiquetas de palés y paquetes para las mercancías salientes. Muchos minoristas exigen que cada palé lleve una etiqueta logística GS1 con SSCC.
Fuentes: de Koster, Le-Duc y Roodbergen, «Design and control of warehouse order picking: a literature review» (2007); GS1 UK, etiquetas logísticas y SSCC.
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