Aperçu
En bref : un système de gestion des visiteurs remplace le registre papier par un enregistrement numérique, généralement sur une tablette ou une borne à l'accueil. Avant d'en choisir un, déterminez les types de visiteurs que vous recevez, ce que chacun doit faire à son arrivée, les données réellement nécessaires et leur durée de conservation, ainsi que le moyen de savoir qui se trouve sur place en cas d'urgence. Une fois ces points clarifiés, le choix du logiciel devient beaucoup plus simple.
La plupart des entreprises commencent encore par un registre à l'accueil. C'est peu coûteux, mais chaque visiteur peut lire les noms inscrits avant le sien, l'écriture est difficile à déchiffrer et personne ne sait qui se trouve encore dans le bâtiment lorsque l'alarme incendie retentit. Un système numérique résout ces problèmes. Il donne aussi une meilleure première impression : le visiteur est enregistré, reçoit un badge et son arrivée est signalée à la personne qui l'accueille en moins d'une minute. Voici dix points à bien traiter lors de la mise en place.
1. Commencer par vos types de visiteurs
Un invité, un prestataire, un coursier et un candidat à un poste n'ont pas besoin du même enregistrement. Listez tous les types de visiteurs reçus et ce que chacun doit faire. Pour un invité, le nom, l'entreprise et la personne hôte peuvent suffire. Un prestataire peut devoir regarder une vidéo de sécurité, signer un accord de confidentialité et vérifier ses autorisations. Un coursier n'a parfois qu'à déposer un colis et repartir. Chaque type doit suivre un parcours court qui lui est propre, plutôt qu'un long formulaire unique.
2. Cartographier tout le parcours visiteur
L'enregistrement n'est qu'une étape. Parcourez le processus complet : invitation, arrivée, enregistrement, badge, notification de la personne hôte et départ. Le préenregistrement permet à la personne hôte d'inscrire l'invité à l'avance ; celui-ci n'a alors qu'à confirmer son arrivée. Le départ est l'étape la plus souvent oubliée. Sans cela, la liste des personnes présentes est inexacte.
| Registre papier des visiteurs | Gestion numérique des visiteurs | |
|---|---|---|
| Confidentialité | Chaque visiteur voit les noms précédents | Chaque visiteur ne voit que ses propres informations |
| Rapidité à l'accueil | Écrire puis attendre que quelqu'un trouve la personne hôte | Quelques pressions suffisent en moins d'une minute et la personne hôte est avertie |
| Badges | Étiquette manuscrite ou aucun badge | Badge imprimé avec le nom, la personne hôte, la date et la zone |
| Urgences | Le registre reste à l'accueil et est souvent illisible | Liste des personnes présentes consultable en direct sur n'importe quel téléphone |
| Durée de conservation | Les pages sont conservées pendant des années | Suppression automatique après une période définie |
| Prestataires | Formulaires et copies papier | Vidéo de sécurité, règles du site et accord de confidentialité acceptés à l'écran |
3. Ne collecter que les données nécessaires
Les données des visiteurs sont des données personnelles. Selon le RGPD de l'UE, elles doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire » au regard de la finalité. La POPIA sud-africaine suit le même principe : le traitement doit être adéquat, pertinent et non excessif. Pour la plupart des invités, le nom, l'entreprise, la personne hôte et l'heure de visite suffisent. Ne demandez pas de numéro d'identité, d'adresse personnelle ou de date de naissance sans raison claire, par exemple sur un site à haute sécurité.
4. Expliquer l'utilisation des données des visiteurs
Affichez une courte notice de confidentialité lors de l'enregistrement, avec un lien vers la version complète. Indiquez les données collectées, leur finalité, les personnes qui peuvent y accéder et leur durée de conservation. Demandez aux visiteurs de confirmer qu'ils l'ont lue. Déterminez la base juridique avec votre délégué à la protection des données ou votre conseiller juridique. Pour la sécurité, il s'agit souvent d'un intérêt légitime plutôt que d'un consentement, mais cela dépend de votre situation.
5. Définir les règles de conservation et de suppression
Le RGPD prévoit que les données personnelles ne soient pas conservées « plus longtemps que nécessaire ». La POPIA exige également la suppression ou la désidentification des données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, sauf obligation légale ou contractuelle. Fixez une durée de conservation pour chaque type de visiteur, par exemple 30 jours pour les invités habituels et davantage pour les dossiers de sécurité des prestataires si vos règles l'exigent. Configurez ensuite la suppression automatique des données afin que personne n'ait à s'en souvenir.
6. Gérer les prestataires et les accords à l'écran
Les prestataires sont souvent les visiteurs qui présentent le risque le plus élevé. Avant de leur remettre un badge, faites-leur regarder une courte vidéo de sécurité, accepter le règlement du site et signer un accord de confidentialité à l'écran. Conservez la version signée avec la visite. Lors de leur prochaine venue, le système peut ignorer les éléments toujours valides et ne demander que ceux qui ont changé.
7. Créer des badges utiles
Un badge imprimé indique immédiatement au personnel qui est le visiteur, qui il vient voir et les zones où il peut se rendre. Indiquez le nom, la personne hôte, la date et la zone, et envisagez une couleur par type de visiteur. Ajoutez un QR code pour que le visiteur puisse signaler son départ. Vous aurez besoin d'une petite imprimante d'étiquettes à l'accueil ; prévoyez-la dès le départ.
8. Avertir la personne hôte
La personne hôte doit être avertie dès l'arrivée de son invité, par e-mail, SMS ou message de discussion. Cela évite les appels depuis l'accueil et réduit l'attente. Décidez de la marche à suivre en l'absence de réponse, par exemple contacter une personne suppléante ou envoyer un message à l'accueil après quelques minutes.
9. Prévoir d'abord les situations d'urgence
Lors d'une évacuation, la personne responsable a besoin d'une liste fiable de toutes les personnes présentes, et non d'un registre abandonné à l'accueil. Assurez-vous que la liste à jour est accessible sur un téléphone, que vous pouvez cocher les personnes au point de rassemblement et repérer immédiatement les absents. Testez-la lors du prochain exercice incendie. Cela ne fonctionne que si les départs sont enregistrés : faites donc en sorte que cette étape soit rapide et visible.
10. Choisir le matériel, l'emplacement et les intégrations
Choisissez une tablette ou une borne adaptée à votre entrée et placez-la sur un support stable, à une hauteur également accessible aux personnes en fauteuil roulant. Proposez les langues parlées par vos visiteurs. Vérifiez le comportement en cas de coupure réseau : un système qui continue de fonctionner hors ligne et se synchronise ensuite évite une file d'attente à l'accueil. Enfin, listez les connexions nécessaires, par exemple le calendrier des invitations, le contrôle d'accès ou les codes Wi-Fi invités, l'authentification unique du personnel et la liste des personnes interdites d'accès.
Déployer progressivement
Commencez par une entrée et le type de visiteur le plus courant. Formez l'équipe d'accueil, expliquez à l'ensemble du personnel comment préenregistrer les invités et placez une signalétique claire à la porte. Après quelques semaines, examinez les chiffres : temps moyen d'enregistrement, visites sans départ enregistré et retours de l'accueil. Ajoutez ensuite le type de visiteur ou le site suivant.
- Lister les types de visiteurs et les étapes à suivre pour chacun
- Décrire le parcours complet, y compris le départ
- Raccourcir le formulaire d'enregistrement et donner la priorité à la confidentialité
- Rédiger une notice de confidentialité et fixer une durée de conservation
- Afficher à l'écran les consignes de sécurité et les accords des prestataires
- Imprimer des badges avec le nom, la personne hôte, la date et la zone
- Tester la liste d'évacuation lors d'un exercice réel
- Tester une entrée avant le déploiement sur tous les sites
Comment Raptool vous aide
L'enregistrement des visiteurs de Raptool accueille les visiteurs à une borne, imprime des badges et tient un registre conforme au RGPD, aux couleurs de votre entreprise. Il s'exécute dans Raptool Client, qui fonctionne en natif sur Android, iOS, Windows et Mac, des tablettes aux bornes, utilise la caméra et les imprimantes d'étiquettes, et continue de fonctionner hors ligne. Comme il repose sur la plateforme Raptool, vous pouvez adapter les parcours d'enregistrement, les questions et les badges à chaque type de visiteur dans Raptool Designer, ou décrire la modification avec vos propres mots au Raptool AI Development Framework.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ?
C'est un logiciel qui enregistre les personnes qui se rendent dans vos locaux. Il remplace généralement le registre papier par un enregistrement sur tablette ou borne, imprime un badge, avertit la personne hôte de l'arrivée de son invité et conserve la liste des personnes présentes.
Quelles informations un système de gestion des visiteurs doit-il collecter ?
Uniquement celles nécessaires à la finalité. Pour la plupart des invités, il s'agit du nom, de l'entreprise, de la personne hôte et de l'heure de visite. Les prestataires peuvent aussi devoir accepter les règles de sécurité ou signer un accord de confidentialité. Évitez les numéros d'identité, les adresses personnelles et les dates de naissance en l'absence d'une raison de sécurité claire.
Combien de temps conserver les données des visiteurs ?
Pas plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité, comme l'exigent le RGPD et la POPIA. De nombreuses entreprises conservent les journaux des invités habituels pendant quelques semaines et les dossiers de sécurité des prestataires plus longtemps si leurs règles l'exigent. Définissez une durée par type de visiteur et configurez la suppression automatique.
Un système de gestion des visiteurs est-il conforme au RGPD ?
Un système peut faciliter la conformité, mais celle-ci dépend de votre utilisation. Vous avez besoin d'une notice de confidentialité, d'une base juridique, d'un formulaire court, d'une durée de conservation, de contrôles d'accès aux données et d'un accord de traitement des données avec le fournisseur. Demandez à votre délégué à la protection des données ou à votre conseiller juridique de confirmer votre configuration.
Comment un système de gestion des visiteurs aide-t-il en cas d'urgence ?
Il conserve la liste à jour de toutes les personnes enregistrées. Lors d'une évacuation, la personne responsable peut ouvrir cette liste sur un téléphone, cocher les personnes au point de rassemblement et voir immédiatement qui manque. Cela ne fonctionne que si les visiteurs signalent également leur départ.
Quel matériel faut-il pour enregistrer les visiteurs ?
En général, une tablette ou une borne sur support à l'accueil et une petite imprimante d'étiquettes pour les badges. Un lecteur de badge ou l'appareil photo de la tablette peut gérer le départ à l'aide d'un QR code. Choisissez du matériel qui continue de fonctionner en cas de coupure réseau.
Sources : RGPD, article 5 : principes relatifs au traitement des données à caractère personnel; Mondaq, « Maintaining compliance with POPIA »; Eptura, liste de contrôle de conformité au RGPD pour la gestion des visiteurs; Entrust, éléments clés à prendre en compte pour la gestion des visiteurs. Cet article fournit des informations générales et ne constitue pas un avis juridique.
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