Resumen
En pocas palabras: un sistema de gestión de visitas sustituye el libro de visitas en papel por un registro digital, normalmente en una tableta o quiosco de recepción. Antes de elegir uno, decide qué tipos de visitantes recibes, qué debe hacer cada tipo al llegar, qué datos necesitas realmente y durante cuánto tiempo los conservas, y cómo averiguarás quién está en las instalaciones en caso de emergencia. Si resuelves estos puntos, elegir el software será mucho más fácil.
La mayoría de las empresas todavía empieza con un libro en recepción. Es barato, pero cada visitante puede leer los nombres escritos antes del suyo, la letra es difícil de entender y nadie sabe quién sigue en el edificio cuando suena la alarma de incendios. Un sistema digital soluciona esos problemas. También causa una mejor primera impresión, porque registra a la visita, imprime su credencial y avisa a la persona anfitriona en menos de un minuto. Aquí tienes diez aspectos que debes resolver al implantarlo.
1. Empieza por los tipos de visitante
Una visita, un contratista, un mensajero y una persona candidata a un puesto no necesitan el mismo registro. Haz una lista de todos los tipos de visitantes que recibes y de lo que debe hacer cada uno. Para una visita puede bastar con el nombre, la empresa y la persona anfitriona. Un contratista quizá tenga que ver un vídeo de seguridad, firmar un acuerdo de confidencialidad y comprobar los permisos. Un mensajero quizá solo tenga que dejar un paquete e irse. Cada tipo debería tener su propio proceso breve, no un formulario largo para todo el mundo.
2. Traza todo el recorrido de la visita
El registro es solo una etapa. Recorre el proceso completo: invitación, llegada, registro, credencial, aviso a la persona anfitriona y salida. La prerinscripción permite que la persona anfitriona registre a la visita con antelación, para que esta solo tenga que confirmar los datos al llegar. La salida es el paso que más se olvida y, sin registrarla, la lista de personas presentes no es correcta.
| Libro de visitas en papel | Gestión digital de visitas | |
|---|---|---|
| Privacidad | Cada visitante ve los nombres anteriores | Cada visitante solo ve sus propios datos |
| Rapidez en recepción | Escribe y espera a que alguien encuentre a la persona anfitriona | Completa el registro en menos de un minuto y avisa a la persona anfitriona |
| Credenciales | Pegatina escrita a mano o ninguna | Credencial impresa con nombre, anfitrión, fecha y zona |
| Emergencias | El libro se queda en recepción y a menudo es ilegible | Lista actualizada de personas presentes accesible desde cualquier teléfono |
| Conservación de datos | Las páginas se conservan durante años | Eliminación automática tras un periodo establecido |
| Contratistas | Formularios y copias en papel | Vídeo de seguridad, normas y acuerdo de confidencialidad aceptados en pantalla |
3. Recopila solo los datos necesarios
Los datos de visitantes son datos personales. Según el RGPD de la UE, deben ser «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario» para la finalidad. La POPIA de Sudáfrica sigue el mismo principio: el tratamiento debe ser adecuado, pertinente y no excesivo. Para la mayoría de las visitas bastan el nombre, la empresa, la persona anfitriona y la hora de la visita. No pidas números de identificación, domicilios ni fechas de nacimiento salvo que tengas un motivo claro, como un recinto de alta seguridad.
4. Explica cómo se utilizan los datos de los visitantes
Muestra un aviso de privacidad breve durante el registro y enlaza la versión completa. Indica qué datos recopilas, para qué, quién puede verlos y cuánto tiempo los conservas. Pide a los visitantes que confirmen que lo han leído. Decide la base jurídica con tu responsable de protección de datos o asesor jurídico. En materia de seguridad suele ser el interés legítimo, no el consentimiento, pero depende de la situación.
5. Define reglas de conservación y eliminación
El RGPD establece que los datos personales no deben conservarse «durante más tiempo del necesario». La POPIA también exige eliminar o desidentificar los registros cuando ya no hacen falta, salvo que una ley o un contrato indique lo contrario. Elige un periodo para cada tipo de visitante; por ejemplo, 30 días para visitas habituales y más tiempo para los registros de seguridad de contratistas si tus normas lo requieren. Configura después la eliminación automática para que nadie tenga que acordarse.
6. Gestiona en pantalla a los contratistas y los acuerdos
Los contratistas suelen ser el tipo de visitante que presenta más riesgos. Antes de entregarles una credencial, pídeles que vean un vídeo breve de seguridad, acepten las normas del recinto y firmen un acuerdo de confidencialidad en pantalla. Guarda la versión firmada junto con la visita. La próxima vez, el sistema puede omitir lo que siga vigente y preguntar solo por los cambios.
7. Haz que las credenciales comuniquen información útil
Una credencial impresa permite al personal saber de un vistazo quién es la visita, a quién viene a ver y por dónde puede pasar. Incluye el nombre, la persona anfitriona, la fecha y la zona, y considera usar un color distinto para cada tipo de visitante. Añade un código QR para que la visita registre la salida al marcharse. Necesitarás una impresora pequeña de etiquetas en recepción, así que inclúyela en el plan desde el principio.
8. Avisa a la persona anfitriona
La persona anfitriona debe saber cuándo llega su visita, mediante correo electrónico, SMS o un mensaje de chat. Así se evitan las llamadas desde recepción y se acorta la espera. Decide qué hacer si no responde, por ejemplo, avisar a un contacto de respaldo o enviar un mensaje a recepción al cabo de unos minutos.
9. Planifica primero las emergencias
En una evacuación, la persona responsable necesita una lista fiable de todas las personas presentes, no un libro que se haya quedado en recepción. Asegúrate de que la lista actualizada esté disponible en un teléfono, de que puedas ir marcando a las personas en el punto de reunión y de que puedas ver enseguida quién falta. Pruébalo en el próximo simulacro de incendio. Solo funciona si se registra la salida, así que haz que sea rápida y visible.
10. Elige el hardware, la ubicación y las integraciones
Elige una tableta o un quiosco adecuado para la entrada, en un soporte estable y a una altura que también permita usarlo a personas en silla de ruedas. Ofrece los idiomas que hablan tus visitantes. Comprueba qué ocurre si se cae la red: un sistema que sigue funcionando sin conexión y se sincroniza más tarde evita las colas en recepción. Por último, enumera las conexiones necesarias, como el calendario para las invitaciones, el control de acceso o los códigos Wi-Fi para invitados, el inicio de sesión único para el personal y una lista de personas a las que no se debe permitir el acceso.
Implántalo paso a paso
Empieza por una entrada y el tipo de visita más habitual. Forma al equipo de recepción, explica a todo el personal cómo prerregistrar a las visitas y coloca carteles claros en la puerta. Después de unas semanas, revisa los datos: el tiempo medio de registro, las visitas sin salida registrada y las opiniones de recepción. Luego añade otro tipo de visitante o centro.
- Enumera los tipos de visitantes y lo que debe hacer cada uno
- Dibuja todo el recorrido de la visita, incluida la salida
- Mantén breve el formulario de registro y prioriza la privacidad
- Redacta un aviso de privacidad y define un periodo de conservación
- Incluye en pantalla las normas de seguridad y los acuerdos para contratistas
- Imprime credenciales con nombre, persona anfitriona, fecha y zona
- Prueba la lista de evacuación en un simulacro real
- Haz una prueba piloto en una entrada antes de implantarlo en todas partes
Cómo ayuda Raptool
El registro de visitantes de Raptool recibe a los visitantes en un quiosco, imprime acreditaciones y mantiene un registro conforme al RGPD, con el estilo de su empresa. Se ejecuta en Raptool Client, que funciona de forma nativa en Android, iOS, Windows y Mac, desde tabletas hasta quioscos, utiliza la cámara y las impresoras de etiquetas, y sigue funcionando sin conexión. Al estar creado sobre la plataforma Raptool, puede adaptar los flujos de registro, las preguntas y las acreditaciones a cada tipo de visitante en Raptool Designer, o describir el cambio con sus propias palabras al Raptool AI Development Framework.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de gestión de visitas?
Es un software que registra a las personas que visitan tus instalaciones. Normalmente sustituye el libro de visitas en papel por el registro en una tableta o quiosco, imprime una credencial, avisa a la persona anfitriona de que ha llegado su visita y mantiene un registro de quién está en las instalaciones.
¿Qué información debe recopilar un sistema de gestión de visitas?
Solo la necesaria para la finalidad. Para la mayoría de las visitas son el nombre, la empresa, la persona anfitriona y la hora de la visita. A los contratistas también se les puede pedir que firmen las normas de seguridad o un acuerdo de confidencialidad. Evita los números de identificación, los domicilios y las fechas de nacimiento salvo que exista un motivo claro de seguridad.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los datos de visitantes?
Solo el tiempo necesario para la finalidad, como exigen tanto el RGPD como la POPIA. Muchas empresas conservan los registros de visitas habituales durante unas semanas y los documentos de seguridad de contratistas durante más tiempo si sus normas lo exigen. Define un plazo para cada tipo de visitante y configura la eliminación automática.
¿Cumple el RGPD un sistema de gestión de visitas?
Un sistema puede ayudar a cumplir la normativa, pero el cumplimiento depende de cómo se utilice. Necesitas un aviso de privacidad, una base jurídica, un formulario breve, un periodo de conservación, controles de acceso a los datos y un acuerdo de tratamiento de datos con el proveedor. Pide a tu responsable de protección de datos o asesor jurídico que confirme la configuración.
¿Cómo ayuda un sistema de gestión de visitas en una emergencia?
Mantiene una lista actualizada de todas las personas registradas. Durante una evacuación, la persona responsable puede abrir la lista en un teléfono, marcar a quienes estén en el punto de reunión y ver enseguida quién falta. Solo funciona si los visitantes también registran la salida.
¿Qué hardware necesito para registrar visitas?
Normalmente, una tableta o un quiosco en un soporte en recepción y una impresora pequeña de etiquetas para las credenciales. Un lector de credenciales o la cámara de la tableta puede gestionar la salida mediante un código QR. Elige hardware que siga funcionando si se cae la red.
Fuentes: Artículo 5 del RGPD, principios relativos al tratamiento de datos personales; Mondaq, «Maintaining compliance with POPIA»; Eptura, lista de comprobación del cumplimiento del RGPD para la gestión de visitas; Entrust, consideraciones clave para la gestión de visitas. Este artículo ofrece información general, no asesoramiento jurídico.
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