Översikt
Kort sagt: ett besökssystem ersätter besöksboken i papper med digital incheckning, vanligtvis på en surfplatta eller kiosk i receptionen. Innan du väljer ett system bör du bestämma vilka typer av besökare ni har, vad varje typ behöver göra vid ankomst, vilka uppgifter ni verkligen behöver och hur länge de ska sparas samt hur ni tar reda på vilka som är på plats vid en nödsituation. När det är klart blir programvaruvalet mycket enklare.
De flesta företag börjar fortfarande med en bok i receptionen. Den är billig, men alla besökare kan läsa namnen ovanför sina egna, handstilen är svår att tyda och ingen vet vem som fortfarande är i byggnaden när brandlarmet går. Ett digitalt system löser det. Det ger också ett bättre första intryck eftersom en gäst registreras, får ett besökskort och aviseras till sin värd på mindre än en minut. Här är tio saker att få rätt när ni inför ett sådant system.
1. Börja med era besökartyper
En gäst, en entreprenör, ett bud och en jobbsökande behöver inte samma incheckning. Lista alla typer av besökare ni får och vad var och en måste göra. En gäst kanske bara behöver ange namn, företag och värd. En entreprenör kan behöva se en säkerhetsvideo, skriva under ett sekretessavtal och kontrollera tillstånd. Ett bud kanske bara ska lämna ett paket och gå. Varje typ bör ha ett eget kort flöde, inte ett långt formulär för alla.
2. Kartlägg hela besöksresan
Incheckningen är bara ett steg. Gå igenom hela resan: inbjudan, ankomst, registrering, besökskort, meddelande till värden och utcheckning. Förregistrering gör att värden kan lägga in gästen i förväg, så att gästen bara behöver bekräfta uppgifterna vid ankomst. Utcheckningen glöms oftast bort, och utan den blir listan över vilka som är på plats felaktig.
| Besöksbok i papper | Digital besökshantering | |
|---|---|---|
| Integritet | Varje besökare ser tidigare namn | Varje besökare ser bara sina egna uppgifter |
| Hastighet i receptionen | Skriv, vänta sedan på att någon hittar värden | Tryck dig igenom på mindre än en minut, värden aviseras |
| Besöksbrickor | Handskriven klisterlapp eller inget kort | Utskrivet kort med namn, värd, datum och zon |
| Nödsituationer | Boken ligger kvar i receptionen och är ofta oläslig | Aktuell lista över personer på plats i valfri telefon |
| Lagringstid | Sidor sparas i flera år | Automatisk radering efter en bestämd period |
| Entreprenörer | Pappersblanketter och kopior | Säkerhetsvideo, regler och sekretessavtal godkänns på skärmen |
3. Samla bara in det ni behöver
Besöksuppgifter är personuppgifter. Enligt EU:s GDPR ska uppgifterna vara ”adekvata, relevanta och begränsade till vad som är nödvändigt” för ändamålet. Sydafrikas POPIA uttrycker samma princip: behandlingen ska vara adekvat, relevant och inte överdriven. För de flesta gäster räcker namn, företag, värd och besökstid. Fråga inte efter ID-nummer, hemadress eller födelsedatum utan tydliga skäl, till exempel vid en anläggning med hög säkerhetsnivå.
4. Berätta hur besöksuppgifterna används
Visa ett kort integritetsmeddelande vid incheckning med en länk till den fullständiga versionen. Berätta vilka uppgifter ni samlar in, varför, vem som kan se dem och hur länge de sparas. Låt besökaren bekräfta att informationen har lästs. Bestäm den rättsliga grunden tillsammans med dataskyddsombudet eller en juridisk rådgivare. För säkerhet och trygghet är det ofta ett berättigat intresse, inte samtycke, men det beror på situationen.
5. Bestäm regler för lagring och radering
GDPR säger att personuppgifter inte får sparas ”längre än vad som är nödvändigt”. POPIA kräver också att uppgifter raderas eller avidentifieras när de inte längre behövs, om inte lag eller avtal säger något annat. Välj en lagringstid för varje besökartyp, till exempel 30 dagar för vanliga gäster och längre för entreprenörers säkerhetsdokument om era regler kräver det. Låt sedan systemet radera uppgifterna automatiskt så att ingen behöver komma ihåg det.
6. Hantera entreprenörer och avtal på skärmen
Entreprenörer är ofta den besökargrupp som innebär störst risk. Låt dem se en kort säkerhetsvideo, godkänna platsreglerna och skriva under ett sekretessavtal på skärmen innan de får ett besökskort. Spara den undertecknade versionen tillsammans med besöket. Nästa gång de kommer kan systemet hoppa över det som fortfarande gäller och bara fråga om det som har ändrats.
7. Gör besökskort som betyder något
Ett utskrivet besökskort visar personalen direkt vem som är besökare, vem personen ska träffa och vart hen får gå. Ta med namn, värd, datum och zon, och överväg en färg per besökartyp. Lägg till en QR-kod så att besökaren kan skanna ut på vägen hem. Ni behöver en liten etikettskrivare i receptionen, så ta med den i planen från början.
8. Avisera värden
Värden ska få veta när gästen anländer, via mejl, sms eller chattmeddelande. Då slipper receptionen ringa och väntetiden blir kortare. Bestäm vad som händer om värden inte svarar, till exempel att en reservkontakt aviseras eller att receptionen får ett meddelande efter några minuter.
9. Planera för nödsituationer först
Vid en utrymning behöver ansvarig person en tillförlitlig lista över alla som är på plats, inte en bok som ligger kvar i receptionen. Se till att den aktuella listan går att öppna i en telefon, att ni kan bocka av personer vid samlingsplatsen och att det snabbt syns vilka som saknas. Testa detta vid nästa brandövning. Det fungerar bara om utcheckningen fungerar, så gör den snabb och tydlig.
10. Välj hårdvara, placering och integrationer
Välj en surfplatta eller kiosk som passar entrén, på ett stadigt stativ i en höjd som fungerar även för rullstolsanvändare. Erbjud besökarnas språk. Kontrollera vad som händer om nätverket går ned: ett system som fortsätter fungera offline och synkroniserar senare undviker kö i receptionen. Lista slutligen vad systemet ska kopplas till, till exempel kalendern för inbjudningar, passersystemet eller gästkoder för Wi-Fi, enkel inloggning för personal och en lista över personer som inte får släppas in.
Inför systemet steg för steg
Börja med en entré och den vanligaste besökartypen. Utbilda receptionsteamet, berätta för all personal hur gäster förregistreras och sätt upp tydliga skyltar vid dörren. Efter några veckor granskar ni siffrorna: genomsnittlig incheckningstid, besök utan utcheckning och återkoppling från receptionen. Lägg sedan till nästa besökartyp eller plats.
- Lista besökartyperna och vad varje typ behöver göra
- Rita upp hela besöksresan, inklusive utcheckning
- Håll incheckningsformuläret kort och sätt integriteten först
- Skriv ett integritetsmeddelande och ange en lagringstid
- Lägg entreprenörers säkerhetsregler och sekretessavtal på skärmen
- Skriv ut besökskort med namn, värd, datum och zon
- Testa utrymningslistan i en riktig övning
- Testa vid en entré innan ni inför systemet överallt
Så hjälper Raptool
Raptools besöksregistrering tar emot besökare i en kiosk, skriver ut besöksbrickor och för en GDPR-anpassad logg, i din företagsprofil. Den körs i Raptool Client, som fungerar nativt på Android, iOS, Windows och Mac, från surfplattor till kiosker, använder kameran och etikettskrivare och fortsätter fungera offline. Eftersom den bygger på Raptool-plattformen kan du anpassa inloggningsflöden, frågor och besöksbrickor efter varje besökstyp i Raptool Designer, eller beskriva ändringen med egna ord för Raptool AI Development Framework.
Vanliga frågor
Vad är ett besökssystem?
Ett besökssystem är programvara för att registrera personer som besöker era lokaler. Det ersätter vanligtvis besöksboken i papper med incheckning på en surfplatta eller kiosk, skriver ut besökskort, meddelar värden att gästen har kommit och sparar en lista över vilka som är på plats.
Vilka uppgifter bör ett besökssystem samla in?
Bara de uppgifter som behövs för ändamålet. För de flesta gäster handlar det om namn, företag, värd och besökstid. Entreprenörer kan också behöva godkänna säkerhetsregler eller ett sekretessavtal. Undvik ID-nummer, hemadresser och födelsedatum om det inte finns tydliga säkerhetsskäl.
Hur länge ska besöksuppgifter sparas?
Inte längre än vad ändamålet kräver, enligt både GDPR och POPIA. Många företag sparar vanliga gästloggar i några veckor och säkerhetsdokument för entreprenörer längre om reglerna kräver det. Ange en period per besökartyp och låt systemet radera uppgifterna automatiskt.
Uppfyller ett besökssystem GDPR?
Ett system kan stödja efterlevnad, men den beror på hur ni använder det. Ni behöver ett integritetsmeddelande, en rättslig grund, ett kort formulär, en lagringstid, åtkomstkontroll för uppgifterna och ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören. Be dataskyddsombudet eller en juridisk rådgivare bekräfta er konfiguration.
Hur hjälper ett besökssystem vid en nödsituation?
Det håller en aktuell lista över alla som har checkat in. Vid en utrymning kan ansvarig person öppna listan i en telefon, bocka av personer vid samlingsplatsen och direkt se vilka som saknas. Det fungerar bara om besökarna också checkar ut.
Vilken hårdvara behövs för besöksregistrering?
Vanligtvis en surfplatta eller kiosk på ett stativ i receptionen samt en liten etikettskrivare för besökskort. En kortskanner eller surfplattans kamera kan hantera utcheckning med QR-kod. Välj hårdvara som fortsätter fungera om nätverket går ned.
Källor: GDPR artikel 5, principer för behandling av personuppgifter; Mondaq, ”Maintaining compliance with POPIA”; Eptura, checklista för GDPR-efterlevnad vid besökshantering; Entrust, viktiga överväganden för besökshantering. Den här artikeln är allmän information, inte juridisk rådgivning.
Taggar
Vill du se digital besöksincheckning, besökskort och utrymningslista i praktiken? Boka en demo så sätter vi upp det för er reception.
Boka en demo
