Überblick
Kurz gesagt: Ein Besuchermanagementsystem ersetzt das Besucherbuch auf Papier durch eine digitale Anmeldung, meist auf einem Tablet oder Kiosk am Empfang. Legen Sie vor der Auswahl fest, welche Besuchertypen Sie haben, was die einzelnen Personen bei der Ankunft tun müssen, welche Daten Sie wirklich benötigen und wie lange Sie diese aufbewahren sowie wie Sie im Notfall feststellen, wer sich im Gebäude befindet. Sind diese Punkte geklärt, fällt die Softwarewahl deutlich leichter.
Die meisten Unternehmen beginnen noch immer mit einem Buch am Empfang. Es ist günstig, doch alle Besuchenden können die Namen über ihrem eigenen Eintrag lesen, die Handschrift ist schwer zu entziffern und bei einem Feueralarm weiß niemand, wer noch im Gebäude ist. Ein digitales System löst diese Probleme. Es sorgt auch für einen besseren ersten Eindruck, denn Gäste werden in weniger als einer Minute angemeldet, erhalten einen Ausweis und werden ihrer Gastgeberperson angekündigt. Hier sind zehn Punkte, die Sie bei der Einführung richtig angehen sollten.
1. Mit Ihren Besuchertypen beginnen
Ein Gast, ein Auftragnehmer, ein Kurier und eine Bewerberin benötigen nicht denselben Anmeldeprozess. Listen Sie alle Besuchertypen auf und legen Sie fest, was jeder davon tun muss. Bei einem Gast reichen vielleicht Name, Firma und Gastgeberperson. Ein Auftragnehmer muss möglicherweise ein Sicherheitsvideo ansehen, eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen und Genehmigungen prüfen. Ein Kurier muss vielleicht nur ein Paket abgeben und gehen. Jeder Typ sollte einen eigenen kurzen Ablauf erhalten, kein langes Formular für alle.
2. Den gesamten Besucherprozess abbilden
Die Anmeldung ist nur ein Schritt. Gehen Sie den gesamten Ablauf durch: Einladung, Ankunft, Anmeldung, Ausweis, Benachrichtigung der Gastgeberperson und Abmeldung. Bei der Vorregistrierung trägt die Gastgeberperson den Gast vorab ein, sodass dieser bei der Ankunft nur noch bestätigen muss. Die Abmeldung wird am häufigsten vergessen. Ohne sie ist Ihre Liste der anwesenden Personen falsch.
| Besucherbuch auf Papier | Digitales Besuchermanagement | |
|---|---|---|
| Datenschutz | Alle Besuchenden sehen vorherige Namen | Jede Person sieht nur die eigenen Angaben |
| Geschwindigkeit am Empfang | Eintragen und warten, bis jemand die Gastgeberperson findet | In weniger als einer Minute anmelden; Gastgeberperson wird benachrichtigt |
| Ausweise | Handgeschriebener Aufkleber oder gar kein Ausweis | Gedruckter Ausweis mit Name, Gastgeberperson, Datum und Bereich |
| Notfälle | Das Buch bleibt am Empfang und ist oft schwer lesbar | Aktuelle Liste der Personen vor Ort auf jedem Smartphone |
| Aufbewahrungsdauer | Seiten werden jahrelang aufbewahrt | Automatische Löschung nach einer festgelegten Zeit |
| Auftragnehmer | Papierformulare und Kopien | Sicherheitsvideo, Regeln und Vertraulichkeitsvereinbarung am Bildschirm bestätigen |
3. Nur notwendige Daten erheben
Besucherdaten sind personenbezogene Daten. Nach der EU-DSGVO müssen sie für den jeweiligen Zweck „angemessen und erheblich sowie auf das notwendige Maß beschränkt“ sein. Das südafrikanische POPIA folgt demselben Grundsatz: Die Verarbeitung muss angemessen und erheblich sein und darf nicht übermäßig ausfallen. Für die meisten Gäste genügen Name, Firma, Gastgeberperson und Besuchszeit. Fragen Sie nicht nach Ausweisnummern, Privatadressen oder Geburtsdaten, sofern es keinen klaren Grund gibt, etwa bei einem Standort mit hohen Sicherheitsanforderungen.
4. Über die Verwendung der Daten informieren
Zeigen Sie bei der Anmeldung einen kurzen Datenschutzhinweis mit einem Link zur vollständigen Fassung. Erklären Sie, welche Daten Sie erheben, warum, wer sie sehen kann und wie lange Sie sie aufbewahren. Lassen Sie Besuchende bestätigen, dass sie den Hinweis gelesen haben. Legen Sie die Rechtsgrundlage gemeinsam mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung fest. Für Sicherheit ist es häufig ein berechtigtes Interesse und keine Einwilligung; das hängt jedoch von Ihrer Situation ab.
5. Regeln für Aufbewahrung und Löschung festlegen
Laut DSGVO dürfen personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden, „als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“. Auch das POPIA verlangt die Löschung oder Anonymisierung von Daten, sobald sie nicht mehr benötigt werden, sofern kein Gesetz oder Vertrag etwas anderes vorschreibt. Legen Sie für jeden Besuchertyp eine Aufbewahrungsdauer fest, zum Beispiel 30 Tage für normale Gäste und bei Bedarf länger für Sicherheitsnachweise von Auftragnehmern. Lassen Sie das System die Daten automatisch löschen, damit niemand daran denken muss.
6. Auftragnehmer und Vereinbarungen am Bildschirm verwalten
Auftragnehmer gehören häufig zu den risikoreichsten Besuchertypen. Lassen Sie sie vor der Ausgabe des Ausweises ein kurzes Sicherheitsvideo ansehen, die Standortregeln bestätigen und eine Vertraulichkeitsvereinbarung am Bildschirm unterschreiben. Speichern Sie die unterzeichnete Fassung beim Besuch. Beim nächsten Besuch kann das System weiterhin gültige Angaben überspringen und nur nach Änderungen fragen.
7. Aussagekräftige Besucherausweise gestalten
Ein gedruckter Ausweis zeigt Mitarbeitenden auf einen Blick, wer zu Besuch ist, wen die Person trifft und in welche Bereiche sie darf. Geben Sie Name, Gastgeberperson, Datum und Bereich an und erwägen Sie eine eigene Farbe pro Besuchertyp. Ergänzen Sie einen QR-Code, damit die Person sich beim Verlassen abmelden kann. Am Empfang benötigen Sie einen kleinen Etikettendrucker; nehmen Sie ihn von Anfang an in die Planung auf.
8. Gastgeberperson benachrichtigen
Die Gastgeberperson sollte bei Ankunft ihres Gasts per E-Mail, SMS oder Chatnachricht informiert werden. Das erspart Anrufe vom Empfang und verkürzt die Wartezeit. Legen Sie fest, was geschieht, wenn niemand antwortet, etwa eine Benachrichtigung an eine Vertretung oder eine Nachricht an den Empfang nach einigen Minuten.
9. Notfälle zuerst planen
Bei einer Evakuierung braucht die verantwortliche Person eine verlässliche Liste aller Anwesenden und kein Buch, das am Empfang liegen bleibt. Stellen Sie sicher, dass die aktuelle Liste auf einem Smartphone verfügbar ist, Personen am Sammelplatz abgehakt werden können und sofort sichtbar ist, wer fehlt. Testen Sie den Ablauf bei Ihrer nächsten Feuerwehrübung. Das funktioniert nur, wenn die Abmeldung zuverlässig ist. Machen Sie sie deshalb schnell und gut sichtbar.
10. Hardware, Standort und Integrationen auswählen
Wählen Sie ein Tablet oder einen Kiosk, der zum Eingang passt. Stellen Sie ihn stabil und in einer Höhe auf, die auch für Rollstuhlnutzende geeignet ist. Bieten Sie die Sprachen Ihrer Besuchenden an. Prüfen Sie, was bei einem Netzwerkausfall geschieht: Ein System, das offline weiterarbeitet und später synchronisiert, verhindert Warteschlangen am Empfang. Listen Sie schließlich die benötigten Verbindungen auf, etwa zum Kalender für Einladungen, zur Zutrittskontrolle oder zu WLAN-Gastcodes, zum Single Sign-on für Mitarbeitende und zu einer Liste von Personen, denen kein Zutritt gewährt werden darf.
Schrittweise einführen
Beginnen Sie mit einem Eingang und dem häufigsten Besuchertyp. Schulen Sie das Empfangsteam, erklären Sie allen Mitarbeitenden die Vorregistrierung und bringen Sie gut sichtbare Hinweise an der Tür an. Prüfen Sie nach einigen Wochen die Kennzahlen: durchschnittliche Anmeldezeit, Besuche ohne Abmeldung und Rückmeldungen vom Empfang. Fügen Sie anschließend den nächsten Besuchertyp oder Standort hinzu.
- Besuchertypen und erforderliche Schritte auflisten
- Den gesamten Prozess einschließlich Abmeldung skizzieren
- Das Anmeldeformular kurz halten und Datenschutz priorisieren
- Datenschutzhinweis verfassen und Aufbewahrungsdauer festlegen
- Sicherheitsunterweisung und Vertraulichkeitsvereinbarungen für Auftragnehmer auf dem Bildschirm bereitstellen
- Ausweise mit Name, Gastgeberperson, Datum und Bereich drucken
- Die Evakuierungsliste bei einer echten Übung testen
- Zunächst einen Eingang als Pilot testen, bevor Sie das System überall einführen
So hilft Raptool
Die Besucherregistrierung von Raptool empfängt Besucher am Kiosk, druckt Badges und führt ein DSGVO-konformes Protokoll, im Design Ihres Unternehmens. Sie läuft im Raptool Client, der nativ auf Android, iOS, Windows und Mac arbeitet, vom Tablet bis zum Kiosk, die Kamera und Etikettendrucker nutzt und offline weiterarbeitet. Da sie auf der Raptool-Plattform basiert, passen Sie Anmeldeabläufe, Fragen und Badges im Raptool Designer an jeden Besuchertyp an oder beschreiben die Änderung in einfachen Worten dem Raptool AI Development Framework.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Besuchermanagementsystem?
Ein Besuchermanagementsystem ist eine Software zur Registrierung von Personen, die Ihre Räumlichkeiten besuchen. Es ersetzt meist das Besucherbuch auf Papier durch eine Anmeldung am Tablet oder Kiosk, druckt einen Besucherausweis, benachrichtigt die Gastgeberperson über die Ankunft und führt eine Liste der anwesenden Personen.
Welche Informationen sollte ein Besuchermanagementsystem erfassen?
Nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen Angaben. Bei den meisten Gästen sind das Name, Firma, Gastgeberperson und Besuchszeit. Auftragnehmer müssen eventuell zusätzlich Sicherheitsregeln oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschreiben. Verzichten Sie auf Ausweisnummern, Privatadressen und Geburtsdaten, sofern kein klarer Sicherheitsgrund vorliegt.
Wie lange sollten Besucherdaten aufbewahrt werden?
Nicht länger, als es für den Zweck erforderlich ist, wie es sowohl DSGVO als auch POPIA verlangen. Viele Unternehmen bewahren normale Besucherprotokolle einige Wochen und Sicherheitsnachweise für Auftragnehmer länger auf, sofern ihre Regeln das erfordern. Legen Sie je Besuchertyp eine Frist fest und lassen Sie das System die Daten automatisch löschen.
Ist ein Besuchermanagementsystem DSGVO-konform?
Ein System kann die Einhaltung unterstützen, doch sie hängt davon ab, wie Sie es verwenden. Sie benötigen einen Datenschutzhinweis, eine Rechtsgrundlage, ein kurzes Formular, eine Aufbewahrungsfrist, Zugriffskontrollen für die Daten und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Lassen Sie Ihre Konfiguration von Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung bestätigen.
Wie hilft ein Besuchermanagementsystem im Notfall?
Es führt eine aktuelle Liste aller angemeldeten Personen. Bei einer Evakuierung kann die verantwortliche Person die Liste auf einem Smartphone öffnen, Personen am Sammelplatz abhaken und sofort sehen, wer noch fehlt. Das funktioniert nur, wenn sich Besuchende auch abmelden.
Welche Hardware benötige ich für die Besucheranmeldung?
Üblicherweise ein Tablet oder Kiosk auf einem Ständer am Empfang sowie einen kleinen Etikettendrucker für Ausweise. Ein Ausweisscanner oder die Tablet-Kamera kann die Abmeldung per QR-Code ermöglichen. Wählen Sie Hardware, die auch bei einem Netzwerkausfall weiterarbeitet.
Quellen: DSGVO, Artikel 5: Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten; Mondaq, „Maintaining compliance with POPIA“; Eptura, DSGVO-Checkliste für Besuchermanagement; Entrust, wichtige Überlegungen zum Besuchermanagement. Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.
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