Aperçu
Chaque système de gestion des visiteurs doit répondre à une question simple : comment les personnes présentes savent-elles qui est un visiteur ? Pendant des années, la réponse était un autocollant ou une carte sur un cordon. Aujourd’hui, de nombreux bureaux envoient plutôt un QR code sur le téléphone du visiteur. Les deux solutions fonctionnent, mais ne répondent pas aux mêmes besoins. Cet article compare les badges visiteurs imprimés et numériques, avec leurs avantages et leurs inconvénients, pour vous aider à choisir la solution adaptée à votre site.
À quoi sert un badge visiteur
Un badge est plus qu’une étiquette portant un nom. Il indique au personnel que la personne s’est enregistrée. Il précise qui elle vient voir et souvent jusqu’à quelle heure elle peut rester. Il peut ouvrir une porte ou un tourniquet. Et lorsqu’une alarme incendie retentit, la liste des visiteurs associée aux badges indique qui doit encore être localisé. Quelle que soit votre solution, elle doit remplir ces fonctions correctement.
Badges imprimés : fonctionnement
Le visiteur s’enregistre à l’accueil ou sur une borne libre-service. Une petite imprimante d’étiquettes imprime un badge en quelques secondes avec le nom, l’entreprise, l’hôte, la date et souvent un QR code. Le badge se porte comme un autocollant, dans un porte-carte ou sur un cordon. Des bandes de couleur peuvent indiquer le type de visiteur : invité, prestataire ou accompagnement obligatoire. Certains sites utilisent des badges à expiration visuelle, dont la couleur change progressivement pendant la journée afin qu’un ancien badge ne puisse pas être réutilisé le lendemain.
Avantages des badges imprimés
- Faciles à voir : chacun peut repérer immédiatement un visiteur dans le bâtiment
- Le code couleur indique le rôle et le niveau d’accès à distance
- Conviennent à tous, avec ou sans smartphone
- Après impression, aucune batterie, connexion ou application n’est nécessaire
- Un accueil clair et familier à la réception
Inconvénients des badges imprimés
- Coût récurrent des étiquettes, porte-cartes et cordons, plus l’entretien de l’imprimante
- Les badges sortent du bâtiment ; les cartes et cordons perdus finissent par coûter cher
- Un badge non rendu peut être réutilisé s’il n’expire pas
- Le nom et l’entreprise du visiteur sont visibles des personnes à proximité
- Une imprimante bloquée ou sans étiquettes ralentit la file aux heures de pointe
Badges numériques : fonctionnement
L’hôte réserve la visite à l’avance et le visiteur reçoit un e-mail ou un SMS avec un QR code. Le jour de la visite, il présente le code à une borne, un lecteur ou un tourniquet. Le système le vérifie, enregistre l’arrivée et prévient l’hôte. Le pass n’est valable que pour cette visite et cesse donc automatiquement de fonctionner. Rien n’est imprimé et rien n’est à rendre.
Avantages des badges numériques
- Arrivée plus rapide : les renseignements sont saisis avant la visite
- Aucune étiquette, encre ou cordon à acheter, stocker ou jeter
- Les pass expirent automatiquement et ne peuvent pas être réutilisés
- Moins de données personnelles affichées dans les couloirs et dans la rue
- Il est facile d’envoyer des informations sur le parking, le Wi-Fi et la sécurité avec l’invitation
Inconvénients des badges numériques
- Peu visibles : le personnel ne repère pas immédiatement les visiteurs
- Dépendent du téléphone du visiteur, de sa batterie et de sa volonté de l’utiliser
- Les visiteurs sans réservation et les livraisons ont toujours besoin d’un autre moyen d’accès
- Des lecteurs sont nécessaires aux portes ou tourniquets si le pass doit les ouvrir
- Certains visiteurs trouvent un QR code moins simple qu’un autocollant
Comparaison côte à côte
| Badge imprimé | Badge numérique | |
|---|---|---|
| Visibilité | Visible d’un coup d’œil, avec un code couleur par rôle | Masqué dans le téléphone du visiteur |
| Rapidité d’enregistrement | Rapide avec une borne, plus lent si les renseignements sont saisis sur place | Le plus rapide : les renseignements sont saisis avant la visite |
| Coût de fonctionnement | Étiquettes, porte-cartes, cordons et entretien de l’imprimante | Aucun consommable ; lecteurs QR si les portes doivent s’ouvrir |
| Risque de réutilisation | Les anciens badges peuvent être réutilisés s’ils n’expirent pas | Le pass cesse de fonctionner après la visite |
| Confidentialité | Nom et entreprise visibles des personnes à proximité | Moins de données personnelles visibles |
| Convient à | Tout le monde, y compris les visiteurs sans réservation ou sans téléphone | Visiteurs préenregistrés avec smartphone |
| Évacuation | Fonctionne avec une liste des visiteurs imprimée ou à l’écran | Fonctionne avec une liste des visiteurs en direct à l’écran |
Confidentialité : le vrai problème est le registre papier des visiteurs
Le principal risque pour la confidentialité n’est souvent pas le badge, mais le registre à côté. Dans un registre papier, chaque visiteur peut lire les noms des personnes qui se sont enregistrées avant lui. L’experte GDPR Karen Cheeseman l’a résumé simplement : « N’importe qui peut lire le registre. » GDPR exige aussi de limiter les données personnelles à ce qui est nécessaire et de ne pas les conserver plus longtemps que nécessaire. Un registre numérique aide sur ces deux points : il ne collecte que les champs que vous choisissez, masque les renseignements des autres visiteurs et peut supprimer automatiquement les anciennes entrées.
Le même principe s’applique au badge : n’imprimez que ce que le personnel doit voir, par exemple le prénom, l’hôte et la date, et conservez le reste dans le système.
Quelle solution choisir ?
Pour de nombreux sites, la meilleure réponse est de combiner les deux : enregistrement numérique avec préinscription et badge imprimé lorsque la visibilité compte. Voici quelques repères :
- Choisissez des badges imprimés pour les usines, entrepôts, laboratoires, écoles et hôpitaux où le personnel doit repérer les visiteurs
- Choisissez des badges imprimés lorsque de nombreux visiteurs arrivent sans réservation
- Choisissez des badges numériques pour les bureaux où la plupart des visites sont réservées et où les portes ont un contrôle d’accès
- Choisissez des badges numériques pour les événements et les visiteurs réguliers, lorsque la rapidité d’entrée est prioritaire
- Utilisez les deux si vous souhaitez un enregistrement numérique rapide tout en gardant un badge visible sur site
Comment Raptool vous aide
L'enregistrement des visiteurs de Raptool accueille les visiteurs à une borne, imprime des badges et tient un registre des visiteurs conforme au RGPD, aux couleurs de votre entreprise. Vous pouvez imprimer un badge sur une imprimante d'étiquettes, afficher un code QR à l'écran ou combiner les deux. Les visiteurs préenregistrés s'enregistrent rapidement et signalent leur départ en partant, ce qui maintient à jour la liste des personnes présentes sur site. L'application s'exécute dans Raptool Client, en natif sur Android, iOS, Windows et Mac, avec un accès complet aux imprimantes d'étiquettes et de tickets, aux caméras et aux scanners. Raptool est partenaire de Zebra Technologies. Et si vous avez un besoin particulier, comme votre propre modèle de badge ou des questions de sécurité supplémentaires, le Raptool AI Development Framework peut le créer sous forme d'application à part entière sur la plateforme Raptool.
À retenir
- Les badges imprimés sont visibles et conviennent à tous les visiteurs
- Les badges numériques sont plus rapides et économiques pour les visites réservées, avec moins de risque de réutilisation
- Un registre papier présente un risque de confidentialité supérieur aux deux types de badge
- C’est la liste des visiteurs, et non le badge, qui aide à assurer la sécurité lors d’une évacuation
- De nombreux sites combinent enregistrement numérique et badge imprimé
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un badge visiteur numérique ?
C’est un pass sur le téléphone du visiteur, généralement un QR code envoyé par e-mail ou SMS avant la visite. Le visiteur le présente à une borne, un lecteur ou un tourniquet ; la visite est enregistrée et le pass cesse de fonctionner à la fin du séjour.
Les badges visiteurs imprimés sont-ils plus sûrs que les badges numériques ?
Chaque solution a ses points forts. Les badges imprimés rendent les visiteurs faciles à repérer et permettent au personnel d’interpeller une personne sans badge. Les pass numériques expirent automatiquement, ne peuvent pas être réutilisés et masquent les données personnelles. De nombreux sites associent enregistrement numérique et badge imprimé.
Que doit afficher un badge visiteur ?
Uniquement les informations nécessaires au personnel : généralement le nom du visiteur, l’hôte, la date et un type de visite clair, comme invité, prestataire ou accompagnement obligatoire. Un QR code peut renvoyer vers le dossier complet, ce qui évite d’imprimer davantage de données personnelles.
Un registre visiteurs papier est-il conforme au GDPR ?
C’est difficile à garantir, car chaque visiteur peut généralement lire les renseignements des précédents et les anciens registres sont difficiles à stocker en toute sécurité et à supprimer à temps. Un registre numérique n’affiche à chaque visiteur que ses propres renseignements et peut supprimer les entrées après une durée définie.
Que deviennent les visiteurs lors d’une évacuation ?
Le responsable incendie a besoin de la liste de toutes les personnes présentes. Avec un système numérique, elle provient des arrivées et des départs enregistrés et peut être consultée sur un téléphone ou imprimée au point de rassemblement, que les badges soient imprimés ou numériques.
Sources : « Experts weigh in on GDPR visitor sign-in books: Paper vs digital », Proxyclick; Article 5 du GDPR, principes relatifs au traitement des données à caractère personnel; « Temporary Badge Changes Colors With Expiration », Security Sales & Integration.
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