Besöksbrickor: tryckta eller digitala? För- och nackdelar

Översikt

Varje system för besökshantering måste besvara en enkel fråga: hur vet personalen på plats vem som är besökare? Länge var svaret en etikett eller ett kort på ett nyckelband. I dag skickar många kontor i stället en QR-kod till besökarens telefon. Båda fungerar, men löser olika problem. Inlägget jämför tryckta och digitala besöksbrickor, med deras för- och nackdelar, och hjälper dig välja rätt för din verksamhet.

Vad en besöksbricka är till för

En bricka är mer än en namnlapp. Den visar personalen att personen har checkat in. Den visar vem personen ska träffa och ofta hur länge besöket får pågå. Den kan öppna en dörr eller vändkors. Om brandlarmet går visar besökslistan bakom brickorna vilka personer som fortfarande måste lokaliseras. Oavsett vilken lösning du väljer måste den klara dessa uppgifter väl.

Tryckta brickor: så fungerar de

Besökaren checkar in i receptionen eller vid en självbetjäningskiosk. En liten etikettskrivare skriver ut en bricka på några sekunder med namn, företag, värd, datum och ofta en QR-kod. Brickan fästs som etikett, sätts i en korthållare eller hängs på ett nyckelband. Färgband kan visa besökstyp, till exempel gäst, entreprenör eller endast eskort. Vissa anläggningar använder självförstörande brickor som långsamt ändrar färg under dagen, så att en gammal bricka inte kan användas igen nästa dag.

Fördelar med tryckta brickor

• Synliga: alla i byggnaden kan snabbt se vem som är besökare
• Färgkodning visar roll och åtkomstnivå på avstånd
• Fungerar för alla besökare, med eller utan smartphone
• Inget batteri, nät eller app behövs när brickan väl är utskriven
• En tydlig och välbekant välkomstrutin i receptionen

Nackdelar med tryckta brickor

• Löpande kostnader för etiketter, korthållare och nyckelband samt underhåll av skrivaren
• Brickor försvinner ut ur byggnaden och borttappade kort och nyckelband blir en kostnad
• En bricka som inte lämnas tillbaka kan återanvändas om den inte har gått ut
• Besökarens namn och företag visas för personer i närheten
• En skrivare som fastnar eller saknar etiketter gör kön långsammare vid hög belastning

Digitala brickor: så fungerar de

Värden bokar besöket i förväg och besökaren får ett mejl eller sms med en QR-kod. På besöksdagen visar personen koden vid en kiosk, läsare eller ett vändkors. Systemet kontrollerar koden, registrerar ankomsten och meddelar värden. Passet gäller endast för det besöket och slutar därför fungera automatiskt. Inget skrivs ut och inget behöver lämnas tillbaka.

Fördelar med digitala brickor

• Snabbare ankomst: uppgifterna fylls i innan besöket
• Inga etiketter, bläck eller nyckelband att köpa, lagra eller kasta
• Pass går ut automatiskt, så gamla kan inte återanvändas
• Mindre personinformation visas i korridorer och på gatan
• Enkelt att skicka parkerings-, Wi-Fi- och säkerhetsinformation med inbjudan

Nackdelar med digitala brickor

• Inte synliga: personalen kan inte direkt se vem som är besökare
• Beroende av besökarens telefon, batteri och vilja att använda den
• Drop-in-besökare och leveranser behöver fortfarande en annan inpasseringslösning
• Dörrar och vändkors behöver läsare om passet ska öppna dem
• En del besökare tycker att QR-koder är svårare än en enkel etikett

Jämförelse sida vid sida

Integritet: den verkliga risken är besöksboken på papper

Den största integritetsrisken är ofta inte brickan, utan incheckningsboken bredvid den. I en pappersbok kan varje besökare läsa namnen på dem som checkade in före dem. GDPR-experten Karen Cheeseman uttryckte det enkelt: ”Vem som helst kan läsa loggboken.” GDPR kräver också att personuppgifter begränsas till det som behövs och inte sparas längre än nödvändigt. En digital besökslogg hjälper med båda delarna: den samlar bara in de fält du väljer, döljer andra besökares uppgifter och kan radera gamla poster automatiskt.

Samma princip gäller själva brickan. Skriv bara ut det personalen behöver se, till exempel förnamn, värd och datum, och spara resten i systemet.

Vilken lösning ska du välja?

För många verksamheter är det bästa svaret båda: digital incheckning med förregistrering och en tryckt bricka där synlighet är viktig. Använd detta som vägledning:

• Välj tryckta brickor för fabriker, lager, laboratorier, skolor och sjukhus där personalen måste kunna se vem som är besökare
• Välj tryckta brickor när många besökare kommer utan bokning
• Välj digitala brickor för kontor där de flesta besök är bokade och dörrarna har passerkontroll
• Välj digitala brickor för evenemang och återkommande besökare när snabb inpassering är viktigast
• Använd båda om du vill ha snabb digital incheckning men fortfarande behöver en synlig bricka på plats

Så hjälper Raptool

Raptool Besöksregistrering tar emot besökare i en kiosk, skriver ut besöksbrickor och för en GDPR-anpassad besökslogg, i din företagsprofil. Du kan skriva ut en bricka på en etikettskrivare, visa en QR-kod på skärmen eller använda båda. Förbokade besökare checkar snabbt in, och besökare checkar ut när de går, så din lista över vilka som finns på plats är alltid aktuell. Appen körs i Raptool Client, nativt på Android, iOS, Windows och Mac, med full tillgång till etikett- och kvittoskrivare, kameror och skannrar. Raptool är partner till Zebra Technologies. Och behöver du något särskilt, som en egen utformning av besöksbrickan eller extra säkerhetsfrågor, kan Raptool AI Development Framework bygga det som en riktig app på Raptool-plattformen.

Viktigaste slutsatserna

• Tryckta brickor är tydliga och fungerar för alla besökare
• Digitala brickor passar bokade besök och vinner på snabbhet, kostnad och minskad återanvändningsrisk
• En besöksbok i papper innebär större integritetsrisk än någon av bricktyperna
• Besökslistan, inte brickan, är det som hjälper till att hålla människor säkra vid utrymning
• Många verksamheter får det bästa av båda med digital incheckning och en tryckt bricka

Vanliga frågor

Vad är en digital besöksbricka?

En digital besöksbricka är ett pass i besökarens telefon, oftast en QR-kod som skickas via mejl eller sms före besöket. Personen visar den vid en kiosk, läsare eller ett vändkors; besöket registreras och passet slutar fungera när besöket är över.

Är tryckta besöksbrickor säkrare än digitala?

De är starkare på olika sätt. Tryckta brickor gör besökare lätta att känna igen, så personalen kan fråga någon som saknar en bricka. Digitala pass går ut automatiskt och kan inte återanvändas, och de håller personuppgifter dolda. Många verksamheter kombinerar digital incheckning med en tryckt bricka.

Vad ska en besöksbricka visa?

Bara det personalen behöver: vanligtvis besökarens namn, värd, datum och en tydlig besökstyp som gäst, entreprenör eller endast eskort. En QR-kod kan länka till hela besöksregistret, så personuppgifter behöver inte skrivas ut på brickan.

Är en besöksbok på papper förenlig med GDPR?

Det är svårt att göra den förenlig, eftersom varje besökare vanligtvis kan läsa tidigare besökares uppgifter och gamla böcker är svåra att förvara säkert och gallra i tid. I en digital besökslogg ser varje besökare bara sina egna uppgifter, och poster kan raderas efter en bestämd tid.

Vad händer med besökarna vid en utrymning?

Brandskyddsansvarig behöver en lista över alla på plats. I ett digitalt besökssystem skapas den listan från in- och utcheckningar och kan öppnas i en telefon eller skrivas ut vid samlingsplatsen, oavsett om brickorna är tryckta eller digitala.

Källor: ”Experts weigh in on GDPR visitor sign-in books: Paper vs digital”, Proxyclick; GDPR artikel 5, principer för behandling av personuppgifter; ”Temporary Badge Changes Colors With Expiration”, Security Sales & Integration.

Taggar

• Programvara
• Besökare
• Kiosk
• Etikettskrivare
• Raptool Client
• Zebra