Überblick
Jedes Besuchermanagementsystem muss eine einfache Frage beantworten: Woran erkennen Personen vor Ort, wer ein Besucher ist? Jahrelang war die Antwort ein Aufkleber oder eine Karte am Schlüsselband. Heute senden viele Büros stattdessen einen QR-Code an das Smartphone des Besuchers. Beides funktioniert, löst aber unterschiedliche Probleme. Dieser Beitrag vergleicht gedruckte und digitale Besucherausweise mit ihren Vor- und Nachteilen und hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihren Standort zu wählen.
Wozu ein Besucherausweis dient
Ein Ausweis ist mehr als ein Namensschild. Er zeigt Mitarbeitenden, dass sich die Person angemeldet hat. Er gibt an, wen die Person besucht und oft auch, wie lange sie bleiben darf. Er kann eine Tür oder ein Drehkreuz öffnen. Und wenn der Feueralarm ertönt, zeigt die Besucherliste hinter den Ausweisen, wer noch gesucht werden muss. Unabhängig von Ihrer Wahl muss der Ausweis diese Aufgaben erfüllen.
Gedruckte Ausweise: so funktionieren sie
Besucher melden sich am Empfang oder an einem Selbstbedienungskiosk an. Ein kleiner Etikettendrucker druckt den Ausweis in wenigen Sekunden mit Name, Unternehmen, Gastgeber, Datum und oft einem QR-Code. Der Ausweis wird als Aufkleber, in einer Kartenhülle oder an einem Schlüsselband getragen. Farbbänder können die Besucherrolle anzeigen, etwa Gast, Auftragnehmer oder nur in Begleitung. Manche Standorte verwenden selbstablaufende Ausweise, deren Farbe sich im Laufe des Tages langsam ändert, damit ein alter Ausweis nicht am nächsten Tag erneut verwendet wird.
Vorteile gedruckter Ausweise
- Gut sichtbar: Jede Person im Gebäude erkennt Besucher sofort
- Farbcodes zeigen Rolle und Zutrittsstufe auch aus größerer Entfernung
- Für alle Besucher geeignet, mit oder ohne Smartphone
- Nach dem Druck sind weder Akku noch Empfang oder App nötig
- Ein klarer, vertrauter Empfangsablauf an der Rezeption
Nachteile gedruckter Ausweise
- Laufende Kosten für Etiketten, Kartenhüllen und Schlüsselbänder sowie Druckerwartung
- Ausweise verlassen das Gebäude; verlorene Karten und Schlüsselbänder summieren sich
- Ein nicht zurückgegebener Ausweis kann wiederverwendet werden, wenn er nicht abläuft
- Name und Unternehmen des Besuchers sind für Personen in der Nähe sichtbar
- Ein Papierstau oder leere Drucker verlangsamen bei hohem Andrang die Schlange
Digitale Ausweise: so funktionieren sie
Der Gastgeber bucht den Besuch im Voraus und der Besucher erhält eine E-Mail oder SMS mit einem QR-Code. Am Besuchstag zeigt die Person den Code an einem Kiosk, Lesegerät oder Drehkreuz. Das System prüft ihn, erfasst die Ankunft und benachrichtigt den Gastgeber. Der Pass gilt nur für diesen Besuch und läuft daher automatisch ab. Es wird nichts gedruckt und nichts muss zurückgegeben werden.
Vorteile digitaler Ausweise
- Schnellere Ankunft: Angaben werden vor dem Besuch ausgefüllt
- Keine Etiketten, Tinte oder Schlüsselbänder zu kaufen, lagern oder entsorgen
- Pässe laufen automatisch ab und können nicht erneut verwendet werden
- Weniger persönliche Daten in Fluren und auf der Straße sichtbar
- Park-, WLAN- und Sicherheitsinformationen lassen sich einfach mit der Einladung senden
Nachteile digitaler Ausweise
- Nicht sichtbar: Mitarbeitende erkennen Besucher nicht sofort
- Abhängig von Smartphone, Akku und Bereitschaft des Besuchers, es zu nutzen
- Spontanbesucher und Lieferungen benötigen weiterhin einen anderen Zugangsweg
- Türen oder Drehkreuze brauchen Lesegeräte, wenn der Pass sie öffnen soll
- Manche Besucher finden einen QR-Code schwieriger als einen einfachen Aufkleber
Direkter Vergleich
| Gedruckter Ausweis | Digitaler Ausweis | |
|---|---|---|
| Sichtbarkeit | Sofort sichtbar und nach Rolle farbcodiert | Im Smartphone des Besuchers verborgen |
| Check-in-Geschwindigkeit | Mit Kiosk schnell, langsamer bei Eingabe vor Ort | Am schnellsten: Angaben werden vor dem Besuch erfasst |
| Betriebskosten | Etiketten, Hüllen, Schlüsselbänder und Druckerwartung | Keine Verbrauchsmaterialien; QR-Leser, falls Türen geöffnet werden sollen |
| Risiko der Wiederverwendung | Alte Ausweise können weiterverwendet werden, wenn sie nicht ablaufen | Der Pass funktioniert nach dem Besuch nicht mehr |
| Datenschutz | Name und Unternehmen für Personen in der Nähe sichtbar | Weniger persönliche Daten öffentlich sichtbar |
| Geeignet für | Alle, auch spontane Besucher und Personen ohne Smartphone | Vorab angemeldete Besucher mit Smartphone |
| Evakuierung | Funktioniert mit gedruckter oder digitaler Besucherliste | Funktioniert mit aktueller Liste auf dem Bildschirm |
Datenschutz: Das eigentliche Problem ist das Besucherbuch aus Papier
Das größte Datenschutzrisiko ist häufig nicht der Ausweis, sondern das Anmeldebuch daneben. In einem Papierbuch kann jeder Besucher die Namen der Personen lesen, die sich vor ihm angemeldet haben. Die GDPR-Expertin Karen Cheeseman brachte es auf den Punkt: „Jeder kann das Logbuch lesen.“ Die GDPR verlangt außerdem, personenbezogene Daten auf das Notwendige zu beschränken und nicht länger als nötig aufzubewahren. Ein digitales Besucherprotokoll hilft in beiden Punkten: Es erfasst nur die von Ihnen ausgewählten Felder, verbirgt die Angaben anderer Besucher und kann alte Datensätze automatisch löschen.
Dasselbe gilt für den Ausweis selbst. Drucken Sie nur Informationen, die Mitarbeitende sehen müssen, etwa Vorname, Gastgeber und Datum, und bewahren Sie den Rest im System auf.
Welche Lösung sollten Sie wählen?
Für viele Standorte ist beides die beste Lösung: digitaler Check-in mit Voranmeldung und ein gedruckter Ausweis, wenn Sichtbarkeit wichtig ist. Nutzen Sie diese Hinweise:
- Wählen Sie gedruckte Ausweise für Fabriken, Lager, Labore, Schulen und Krankenhäuser, wo Mitarbeitende Besucher erkennen müssen
- Wählen Sie gedruckte Ausweise, wenn viele Besucher ohne Buchung eintreffen
- Wählen Sie digitale Ausweise für Büros, in denen die meisten Besuche gebucht sind und Türen eine Zutrittskontrolle haben
- Wählen Sie digitale Ausweise für Veranstaltungen und wiederkehrende Besucher, wenn ein schneller Einlass am wichtigsten ist
- Nutzen Sie beides, wenn Sie einen schnellen digitalen Check-in und weiterhin einen sichtbaren Ausweis vor Ort benötigen
So hilft Raptool
Die Besucherregistrierung von Raptool empfängt Besucher am Kiosk, druckt Badges und führt ein DSGVO-konformes Besucherprotokoll, im Design Ihres Unternehmens. Das Badge können Sie auf einem Etikettendrucker ausdrucken, als QR-Code am Bildschirm anzeigen oder beides nutzen. Vorangemeldete Besucher checken schnell ein und melden sich beim Gehen wieder ab, sodass Ihre Liste der Anwesenden stets aktuell ist. Die App läuft im Raptool Client, nativ auf Android, iOS, Windows und Mac, mit vollem Zugriff auf Etiketten- und Bondrucker, Kameras und Scanner. Raptool ist Partner von Zebra Technologies. Und wenn Sie etwas Besonderes brauchen, etwa ein eigenes Badge-Layout oder zusätzliche Sicherheitsfragen, kann das Raptool AI Development Framework es als echte App auf der Raptool-Plattform umsetzen.
Die wichtigsten Punkte
- Gedruckte Ausweise sind gut sichtbar und für alle Besucher geeignet
- Digitale Ausweise punkten bei gebuchten Besuchen mit Tempo, Kosten und geringerem Wiederverwendungsrisiko
- Ein Besucherbuch auf Papier ist ein größeres Datenschutzrisiko als beide Ausweisarten
- Bei einer Evakuierung sorgt die Besucherliste für Sicherheit, nicht der Ausweis
- Viele Standorte kombinieren digitalen Check-in mit einem gedruckten Ausweis
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein digitaler Besucherausweis?
Ein digitaler Besucherausweis ist ein Pass auf dem Smartphone des Besuchers, normalerweise ein QR-Code, der vor dem Besuch per E-Mail oder SMS gesendet wird. Der Besucher zeigt ihn an einem Kiosk, Lesegerät oder Drehkreuz; der Besuch wird erfasst und der Pass läuft nach dem Besuch ab.
Sind gedruckte Besucherausweise sicherer als digitale?
Beide haben unterschiedliche Stärken. Gedruckte Ausweise machen Besucher leicht erkennbar, sodass Mitarbeitende Personen ohne Ausweis ansprechen können. Digitale Pässe laufen automatisch ab, können nicht wiederverwendet werden und halten persönliche Angaben verborgen. Viele Standorte kombinieren digitalen Check-in mit einem gedruckten Ausweis.
Was sollte auf einem Besucherausweis stehen?
Nur die Informationen, die Mitarbeitende benötigen: üblicherweise Name des Besuchers, Gastgeber, Datum und eine klare Besucherrolle wie Gast, Auftragnehmer oder nur in Begleitung. Ein QR-Code kann zum vollständigen Besuchsdatensatz führen; zusätzliche persönliche Daten müssen daher nicht auf den Ausweis gedruckt werden.
Ist ein Besucherbuch aus Papier mit der GDPR vereinbar?
Das ist schwierig, weil jeder Besucher meist die Angaben früherer Besucher lesen kann und alte Bücher schwer sicher aufzubewahren und rechtzeitig zu löschen sind. In einem digitalen Besucherprotokoll sieht jeder Besucher nur die eigenen Angaben; Datensätze können nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht werden.
Was geschieht mit Besuchern bei einer Evakuierung?
Die Brandschutzverantwortlichen benötigen eine Liste aller Personen vor Ort. Bei einem digitalen Besuchersystem stammt die Liste aus den Check-ins und Check-outs und kann auf einem Smartphone geöffnet oder am Sammelplatz ausgedruckt werden – unabhängig davon, ob die Ausweise gedruckt oder digital sind.
Quellen: „Experts weigh in on GDPR visitor sign-in books: Paper vs digital“, Proxyclick; GDPR-Artikel 5, Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten; „Temporary Badge Changes Colors With Expiration“, Security Sales & Integration.
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