Une commande préparée comporte encore plusieurs étapes. Quelqu’un doit vérifier les articles, choisir l’emballage, enregistrer les colis, créer l’expédition et remettre celle-ci au transporteur. Décrivez ces passages de relais avant d’ajouter un poste d’emballage ou de changer de logiciel d’expédition.
Cette liste constitue un point de départ pratique pour les petits et moyens entrepôts. Adaptez-la à vos produits et à vos accords avec les transporteurs. Les exemples sont des suggestions opérationnelles ; ils ne prétendent pas qu’une procédure convient à toutes les entreprises ni qu’un logiciel garantit à lui seul l’exactitude d’une expédition.
Définissez un point de départ clair pour chaque poste d’emballage
Déterminez quel statut de commande autorise le début du travail. Le préparateur doit pouvoir identifier la commande et les articles qui lui sont attribués sans les deviner à partir d’un carton ouvert ou d’un nom écrit à la main. Gardez les commandes séparées physiquement jusqu’à ce que le processus d’emballage les réunisse volontairement.
Vérifiez l’installation du poste avec les personnes qui l’utilisent. Elles doivent accéder à la commande, disposer d’un emballage adapté, d’une balance fonctionnelle si nécessaire et de la bonne imprimante. Décidez où placer les commandes inachevées à la fin d’une équipe ou lorsqu’une exception interrompt l’emballage.
Adoptez une règle simple de passation. Lorsqu’un collègue prend le relais, la fiche de commande et les articles présents doivent raconter la même histoire. Évitez une procédure qui repose sur le souvenir du carton contrôlé avant la pause déjeuner.
Vérifiez les articles avant de fermer le carton
Convenez des contrôles à effectuer par le préparateur. L’identité du produit, la quantité et l’état visible sont des questions distinctes. Si le flux de travail comprend une lecture par scan, montrez ce qui est scanné et avec quelle fiche le logiciel le compare.
Incluez les variantes similaires dans la formation. Deux articles peuvent avoir un emballage semblable tout en différant par leur taille, leur couleur ou leur quantité par paquet. Définissez comment repérer un article manquant, en trop ou destiné à une autre commande. Gardez la commande ouverte le temps de résoudre l’écart.
Définissez tout contrôle supplémentaire requis pour vos produits. Les articles fragiles, les cartons mixtes et les consignes d’emballage propres à un client peuvent nécessiter des traitements différents. Laissez ces consignes visibles au poste plutôt que de compter sur la familiarité du préparateur avec un client donné.
Enregistrez les colis qui existent réellement
Choisissez l’emballage après avoir vérifié le contenu de la commande. Enregistrez ensuite les données de colis requises par votre processus d’expédition. Si une commande devient deux colis, le système et la personne qui imprime les étiquettes doivent tenir compte du changement.
Utilisez les mesures réelles lorsque le processus du transporteur l’exige. Un type de colis par défaut peut être une bonne valeur de départ, mais le personnel doit pouvoir le corriger clairement si la commande emballée est différente. Convenez de la personne chargée de maintenir les définitions d’emballage à mesure que l’assortiment évolue.
Testez un envoi fractionné pendant le pilote. Vérifiez que tous les colis restent associés à la commande et comment le personnel les identifie en attendant l’enlèvement. Un processus qui convient à un seul carton peut nécessiter une confirmation supplémentaire pour plusieurs colis similaires.
Faites correspondre l’étiquette au colis
Définissez le moment où la réservation auprès du transporteur est créée et celui où l’étiquette est imprimée. Posez l’étiquette sur le bon colis avant de commencer l’expédition suivante, ou établissez une autre séquence contrôlée qui préserve la correspondance en période d’activité intense.
Testez les interruptions d’impression, les réimpressions et les réservations annulées. Demandez à l’équipe de montrer ce qui se passe lorsqu’une étiquette est illisible ou qu’une adresse doit être corrigée après la réservation. Confirmez quelle action met à jour un enregistrement existant et laquelle crée une nouvelle expédition.
Gardez les colis en attente de résolution à l’écart de la zone prête à l’enlèvement. Une étiquette imprimée ne doit pas masquer un contrôle de contenu non résolu ni un deuxième colis incomplet. Le contrôle final d’expédition doit respecter votre propre définition de « prêt à partir ».
Passez en revue les quatre passages de relais
Utilisez ce tableau pour discuter des responsabilités entre les équipes de préparation, d’emballage et d’expédition. Il s’agit d’une proposition de contrôle, et non d’une liste de fonctions logicielles par défaut. Désignez une personne responsable des exceptions à chaque passage de relais afin que le problème ne soit pas simplement transmis au poste suivant.
| Passage de relais | Question à résoudre | Élément de preuve suggéré |
|---|---|---|
| De la préparation à l’emballage | S’agit-il des bons articles pour cette commande ? | Confirmation de la commande et des articles |
| De l’emballage à la réservation | Quels colis seront réellement expédiés ? | Nombre, type et poids des colis |
| De la réservation à l’expédition | Chaque colis porte-t-il la bonne étiquette ? | Correspondance entre le colis et l’enregistrement du transporteur |
| De l’exception à sa résolution | Qui prend en charge la prochaine action ? | Responsable nommé et statut visible |
Testez la reprise comme le travail normal
Testez la routine avec une commande normale, plusieurs colis, un article manquant, un article endommagé et une interruption de l’impression d’étiquettes. Incluez un passage de relais entre employés. Examinez les fiches de commande et d’expédition obtenues après chaque scénario, pas seulement les messages affichés à l’écran.
Enregistrez les corrections d’emballage, les réimpressions d’étiquettes et les commandes en attente de décision. Examinez les causes avant de fixer des objectifs de vitesse. Un manque d’emballages, une mauvaise adresse et une erreur de préparation retardent tous l’expédition, mais chacun appelle une solution différente.
Si vous effectuez un audit par échantillonnage des commandes emballées, documentez la sélection des commandes et la marche à suivre en cas d’échec d’un contrôle. Déterminez si les commandes liées doivent aussi être vérifiées. Prévoyez une procédure d’escalade que le personnel peut suivre sans improviser une nouvelle règle pendant l’attente de l’enlèvement.
La solution Raptool
Raptool WMS décrit la mise en colis des commandes préparées, avec type et poids, puis l’expédition avec une étiquette et un numéro de suivi. Son flux de commande comprend le statut Packed entre Picked et Shipped, ce qui offre une structure utile pour discuter de vos passages de relais.
La page WMS décrit également la réservation auprès des transporteurs et la création d’étiquettes via nShift ou Shipmondo, ainsi qu’un audit d’emballage qui revérifie un échantillon de commandes emballées. Confirmez les transporteurs, les services, les imprimantes et les règles d’audit retenus dans la configuration proposée.
Demandez une démonstration à partir de l’un de vos vrais types de commandes, avec une exception. Examinez séparément la conception des étiquettes si votre activité exige des étiquettes produit ou internes supplémentaires. Raptool fournit le logiciel ; procurez-vous tout nouveau matériel auprès de ses partenaires.
FAQ
Quelle est la différence entre emballé et expédié ?
Emballé signifie que la commande a terminé votre étape d’emballage. Définissez « expédié » selon votre procédure de départ afin qu’une étiquette imprimée ne signifie pas automatiquement que le transporteur a enlevé le colis.
Raptool peut-il enregistrer les types de colis et leur poids ?
Raptool WMS décrit la mise en colis des commandes préparées avec un type et un poids. Confirmez la configuration des colis et les champs obligatoires pendant votre démonstration.
Quelles connexions de transporteurs devons-nous tester ?
Testez les transporteurs et services d’expédition réellement utilisés par votre entreprise. Raptool WMS décrit la réservation et la création d’étiquettes via nShift ou Shipmondo ; confirmez la configuration proposée.
Devons-nous vérifier chaque commande emballée ?
Choisissez une politique de contrôle adaptée à vos produits, aux risques liés aux commandes et aux exigences des clients. Si vous utilisez un échantillon, définissez ses règles de sélection et les suites données à la découverte d’un problème.
Que faire si une étiquette ne s’imprime pas ?
Maintenez le colis dans un état d’exception clairement visible pendant que vous vérifiez la réservation. Testez la réimpression et la reprise sans créer accidentellement une autre expédition.
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