Amenez le flux Fortnox jusqu’à la personne qui effectue le travail.
Une préparation terminée ne devrait pas nécessiter une nouvelle note manuscrite et une autre saisie avant que le bureau sache ce qui s’est passé. La vraie question est de savoir où l’information prend du retard entre l’étagère, l’employé mobile et le système métier.
La solution Fortnox de Raptool propose des modules mobiles de préparation, d’inventaire, de réception et de production, avec des applications prêtes à l’emploi ou adaptées. Ce guide explique comment planifier ces flux et les points à vérifier avant leur déploiement.
Quatre tâches à intégrer à une application mobile
| Flux de travail | Tâche du personnel | Points à convenir lors de la configuration |
|---|---|---|
| Préparation de commandes | Traiter les lignes attribuées et enregistrer les quantités prélevées. | Éligibilité des commandes, codes produits, ruptures et événement de fin. |
| Inventaire | Identifier le stock et saisir le comptage physique. | Heure du comptage, unités, recomptages et approbation avant les ajustements. |
| Réception des marchandises | Contrôler les marchandises reçues et enregistrer les quantités acceptées. | Livraison excédentaire ou incomplète, marchandises endommagées et emplacements de destination. |
| Production | Enregistrer les opérations de montage ou de composants convenues. | Composants, unités, produits finis et mouvements de stock éventuels. |
Il s’agit de propositions de processus à valider, et non de l’affirmation que chaque écran ou règle de mise à jour est identique pour tous les clients. L’objectif consiste à enregistrer le résultat une seule fois, au moment où le travail est effectué.
Voir comment un flux connecté pourrait fonctionner
Choisissez un exemple. Il s’agit d’illustrations, pas d’une connexion Fortnox active.
D’une commande éligible à une préparation confirmée
- Ajouter les lignes de commande convenues à la tâche de préparation.
- Identifier l’emplacement et scanner le produit associé.
- Enregistrer la quantité prélevée et signaler toute rupture.
- Renvoyer les informations convenues sur la fin de tâche par la connexion.
Définissez séparément les statuts prélevé, emballé et expédié. Terminer une tâche mobile ne doit pas laisser entendre que toutes les étapes suivantes sont terminées.
Enregistrer la livraison au point de réception
- Ouvrir la réception prévue ou la référence de réception convenue.
- Scanner le produit et vérifier le bon colis ou l’unité.
- Enregistrer les quantités acceptées et les exceptions à examiner.
- Envoyer le résultat accepté vers le processus convenu de stock ou de système métier.
Précisez ce qui se passe lors d’une seconde livraison associée à la même référence et pour des marchandises endommagées qui ne doivent pas devenir disponibles.
Compter le stock physique, puis examiner l’écart
- Choisir l’emplacement ou la zone de comptage attribuée.
- Scanner le produit et compter physiquement les unités.
- Saisir l’observation avec l’heure du comptage.
- Examiner les écarts et autoriser tout ajustement de stock.
Un code-barres identifie un produit ou un colis ; il ne compte pas les unités qu’il contient. Distinguez les lignes non comptées des quantités nulles confirmées.
Connecter les données nécessaires avec des responsabilités claires
La page produit décrit l’échange d’enregistrements disponibles via l’API Fortnox. La documentation des périmètres d’accès de Fortnox explique que l’accès est limité par les autorisations accordées à la connexion et nécessite les licences d’entreprise appropriées. Vérifiez donc la connexion par rapport aux ressources et opérations réellement nécessaires.
Commencez par définir une identité produit commune. Un numéro d’article, un code-barres et un code fournisseur peuvent désigner le même produit dans des systèmes différents. Faites un rapprochement explicite, y compris les conversions carton-pièce. Déterminez ensuite quel système est propriétaire des commandes, emplacements, soldes de stock et mouvements terminés. Évitez de déduire deux fois la même quantité prélevée.
Attribuez à chaque résultat une référence qui permet de le rattacher à la tâche. Un message retardé ou répété doit être détecté et traité sans créer de doublon. Définissez comment le personnel repère un échec de mise à jour et qui le résout. Si le travail hors ligne est nécessaire, testez la collecte et la synchronisation de l’application choisie au lieu de supposer que la connexion est toujours active.
Conserver les informations opérationnelles complémentaires à leur place
Raptool décrit également l’utilisation de sa base de données cloud CDS pour des informations supplémentaires comme les numéros de série, les lots et les détails des produits composites. Convenez des données qui y sont stockées et des enregistrements renvoyés à Fortnox. C’est un choix de conception des données, pas une raison de conserver deux versions concurrentes du même stock.
En production, testez les réalisations partielles et le lien entre les composants consommés et les produits finis. Pour la traçabilité, déterminez quand un numéro de lot ou de série est saisi et comment le personnel le retrouvera plus tard. Un écran mobile utile applique clairement ces règles au lieu de les masquer derrière une lecture rapide.
Que peut-on économiser en évitant les doubles saisies ?
320 heures / 144,000 SEK par an
Supposons deux minutes d’administration en moins par commande, 40 commandes par jour et 240 jours ouvrés. À 450 SEK de l’heure, ce temps représente une capacité de main-d’œuvre annuelle de 144,000 SEK avant coûts.
Ces deux minutes couvrent l’écriture manuelle, la saisie ultérieure et les demandes de suivi habituelles pour une même commande terminée. Elles ne supposent ni une marche plus rapide dans l’entrepôt ni la disparition de la préparation physique. Mesurez le processus complet afin de ne pas compter deux fois la même activité comme une économie distincte.
| Hypothèse | Exemple |
|---|---|
| Commandes par an | 40 × 240 = 9,600 |
| Temps dégagé | 9,600 × 2 minutes = 320 heures |
| Valeur brute de la capacité de travail | 320 × 450 SEK = 144,000 SEK |
| Coûts d’exploitation annuels supposés | 24,000 SEK |
| Valeur annuelle après les coûts d’exploitation | 120,000 SEK |
| Coût initial supposé | 30,000 SEK |
| Valeur de la première année après les deux coûts | 90,000 SEK |
Ce sont des budgets hypothétiques, pas des tarifs Raptool ou Fortnox. Le temps libéré devient une économie financière lorsqu’il supprime du travail rémunéré, des heures supplémentaires ou des coûts externes. Réaffecter le personnel crée de la capacité. Aucune hausse des recettes ni baisse des erreurs de préparation n’est supposée.
Piloter un processus avec un résultat vérifiable
Commencez par la préparation ou l’inventaire. Utilisez un petit ensemble de produits avec des codes-barres et des unités réalistes, puis testez une tâche normale, un mauvais produit, une rupture, un message en double et une connexion interrompue. Après chaque cas, comparez le résultat mobile, l’enregistrement système et le stock physique.
Mesurez la préparation, le travail en rayon, la saisie au bureau et le temps de correction. Incluez les personnes qui traitent les exceptions, pas seulement celle qui scanne. Convenez du critère d’acceptation avant d’ajouter des processus ou des emplacements.
Questions fréquentes sur Raptool et Fortnox
Qu’apporte Raptool à un flux Fortnox ?
Raptool propose pour Fortnox des modules opérationnels configurables de préparation mobile, d’inventaire, de réception, de production et d’autres tâches. Convenez de l’application, des enregistrements et des règles de mise à jour nécessaires.
Peut-on utiliser des lecteurs de codes-barres ?
La page Fortnox de Raptool présente des flux par code-barres et des écrans publiés de préparation et d’inventaire. Validez l’appareil, le mappage des codes et la gestion des unités dans la configuration choisie.
Tous les comptes Fortnox exposent-ils les mêmes données ?
Non. L’accès à l’API Fortnox dépend des périmètres accordés et des licences de l’entreprise. Confirmez les ressources disponibles et les opérations prises en charge par l’intégration installée.
Un scan confirme-t-il le nombre d’unités présentes ?
Un code produit identifie un article ou un colis. L’employé doit quand même compter et saisir la quantité observée, ou utiliser un mode de lecture par unité configuré à cet effet.
Peut-on commencer par un seul flux de travail ?
Un pilote pratique peut commencer par la préparation ou l’inventaire, avec des responsabilités, une gestion des exceptions et des critères d’acceptation convenus avant l’ajout d’autres processus.
Combien l’exemple pourrait-il faire économiser ?
L’exemple hypothétique supprime deux minutes d’administration par commande, pour 40 commandes par jour pendant 240 jours : 320 heures, valorisées 144,000 SEK à 450 SEK/heure avant coûts. La capacité ne devient pas automatiquement une économie de masse salariale.
Mots-clés
Commencez par le flux qui génère le plus de tâches répétitives. Étudiez une solution mobile Fortnox avec Raptool.
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