Acerca el flujo de Fortnox a la persona que realiza el trabajo.
Un pedido preparado no debería requerir otra nota manuscrita ni una nueva ronda de introducción de datos antes de que la oficina sepa qué ha ocurrido. La pregunta clave es dónde se retrasa la información entre la estantería, el empleado móvil y el sistema empresarial.
La solución de Raptool para Fortnox incluye complementos móviles para preparación de pedidos, inventario, recepción y producción, con aplicaciones listas para usar y adaptadas. Esta guía explica cómo planificar esos flujos y qué comprobar antes de implantarlos.
Cuatro tareas que puedes llevar a una aplicación móvil
| Flujo de trabajo | Qué hace el personal | Qué acordar en la configuración |
|---|---|---|
| Preparación de pedidos | Completar las líneas asignadas y registrar las cantidades preparadas. | Elegibilidad del pedido, códigos de producto, faltas y evento de finalización. |
| Inventario | Identificar las existencias y registrar el recuento físico. | Hora del recuento, unidades, recuentos repetidos y aprobación antes de ajustar. |
| Recepción de mercancías | Comprobar las mercancías recibidas y registrar las cantidades aceptadas. | Entregas con exceso o defecto, mercancía dañada y ubicaciones de destino. |
| Producción | Registrar el montaje o el trabajo con componentes acordado. | Componentes, unidades, producción terminada y movimientos de existencias. |
Son diseños de procesos que hay que validar, no una afirmación de que todas las pantallas o reglas de actualización sean iguales para todos los clientes. El objetivo es registrar el resultado una sola vez, en el lugar donde se realiza el trabajo.
Descubre cómo podría funcionar un flujo conectado
Elige un ejemplo. Son ilustraciones, no una conexión activa con Fortnox.
De un pedido autorizado a una preparación confirmada
- Incorpora las líneas acordadas al trabajo de preparación.
- Identifica la ubicación y escanea el producto asignado.
- Registra la cantidad preparada y comunica cualquier falta.
- Devuelve la información de finalización acordada a través de la conexión.
Define por separado las fases de preparado, embalado y enviado. Finalizar una tarea móvil no debe implicar automáticamente que todos los pasos posteriores hayan terminado.
Registra la entrega en el punto de recepción
- Abre la recepción prevista o la referencia acordada.
- Escanea el producto y comprueba el paquete o la unidad correctos.
- Registra las cantidades aceptadas y las excepciones para su revisión.
- Envía el resultado aceptado al proceso acordado de existencias o del sistema empresarial.
Especifica qué ocurre con una segunda entrega bajo la misma referencia y con la mercancía dañada que no debe quedar disponible.
Cuenta las existencias físicas y revisa la diferencia
- Elige la ubicación o zona de recuento asignada.
- Escanea el producto y cuenta físicamente las unidades.
- Registra la observación con la hora del recuento.
- Revisa las discrepancias y autoriza los ajustes de existencias.
Un código de barras identifica un producto o un paquete, pero no cuenta las unidades que contiene. Distingue las líneas sin contar de las cantidades cero confirmadas.
Conecta los datos necesarios con responsables claros
La página del producto describe el intercambio de registros disponibles mediante la API de Fortnox. La documentación de ámbitos de Fortnox explica que el acceso está limitado por los permisos concedidos a la conexión y requiere las licencias empresariales pertinentes. Por eso, comprueba que la conexión permita los recursos y operaciones que realmente requiere el trabajo.
Empieza por acordar la identidad del producto. Un número de artículo, un código de barras y un código de proveedor pueden representar el mismo producto en distintos sistemas. Asígnalos de forma deliberada, incluidas las conversiones de caja a unidad. Después decide qué sistema es responsable de pedidos, ubicaciones, saldos y movimientos completados. Evita descontar la misma cantidad preparada en dos sitios.
Asigna a cada resultado una referencia que permita relacionarlo con la tarea. Un mensaje retrasado o repetido debe reconocerse y gestionarse sin duplicar el trabajo. Define cómo detecta el personal una actualización fallida y quién la resuelve. Si necesitas trabajar sin conexión, prueba la recopilación y sincronización de la aplicación elegida en vez de suponer que la conexión siempre está activa.
Mantén cada dato operativo adicional donde corresponda
Raptool también describe el uso de su base de datos en la nube CDS para información complementaria, como números de serie, lotes y detalles de productos compuestos. Acordad qué datos se guardan allí y qué registros vuelven a Fortnox. Es una decisión de diseño de datos, no un motivo para mantener dos versiones distintas del mismo saldo de existencias.
En producción, prueba las finalizaciones parciales y la relación entre los componentes consumidos y los productos terminados. Para la trazabilidad, decide cuándo se registra un identificador de lote o número de serie y cómo lo recupera el personal más adelante. Una pantalla móvil útil sigue esas reglas con claridad en lugar de ocultarlas tras un escaneo rápido.
¿Cuánto se podría ahorrar al reducir la introducción repetida de datos?
320 horas / 144,000 SEK al año
Supón dos minutos menos de administración por pedido, 40 pedidos al día y 240 días laborables. A 450 SEK por hora, ese tiempo equivale a una capacidad laboral anual de 144,000 SEK antes de costes.
Los dos minutos cubren la escritura a mano, la introducción posterior y las consultas rutinarias sobre el estado del mismo pedido completado. No suponen que se camine más deprisa por el almacén ni que desaparezca la preparación física. Mide todo el proceso para no contar dos veces la misma actividad como ahorro independiente.
| Supuesto | Ejemplo |
|---|---|
| Pedidos al año | 40 × 240 = 9,600 |
| Tiempo liberado | 9,600 × 2 minutos = 320 horas |
| Valor bruto de la capacidad laboral | 320 × 450 SEK = 144,000 SEK |
| Costes de funcionamiento anuales supuestos | 24,000 SEK |
| Valor anual tras los costes de funcionamiento | 120,000 SEK |
| Coste inicial supuesto | 30,000 SEK |
| Valor del primer año tras ambos costes | 90,000 SEK |
Son presupuestos hipotéticos, no precios de Raptool ni de Fortnox. El tiempo liberado se convierte en ahorro económico cuando reduce trabajo remunerado, horas extra o costes externos. Reasignar al personal genera capacidad. No se supone un aumento de ingresos ni una reducción de errores de preparación.
Prueba un proceso con un resultado que puedas verificar
Empieza por la preparación de pedidos o el inventario. Usa un conjunto pequeño de productos con códigos de barras y unidades realistas. Prueba después una tarea normal, un producto incorrecto, una falta, un mensaje duplicado y una conexión interrumpida. Compara el resultado móvil, el registro del sistema y las existencias físicas después de cada caso.
Mide el tiempo de preparación, el trabajo en la estantería, la introducción en la oficina y las correcciones. Incluye a quienes gestionan excepciones, no solo a quien escanea. Acuerda el criterio de aceptación antes de añadir más procesos o ubicaciones.
Preguntas frecuentes sobre Raptool y Fortnox
¿Qué aporta Raptool a un flujo de Fortnox?
Raptool ofrece complementos configurables para Fortnox, como preparación de pedidos, inventario, recepción, producción y otras tareas operativas móviles. Acuerda la aplicación, los registros y las reglas de actualización que requiere el trabajo.
¿Podemos usar lectores de códigos de barras?
La página de Raptool para Fortnox incluye flujos basados en códigos de barras y pantallas publicadas de preparación e inventario. Valida el dispositivo, la asignación de códigos y la gestión de unidades en la configuración elegida.
¿Todas las cuentas de Fortnox exponen los mismos datos?
No. El acceso a la API de Fortnox depende de los ámbitos concedidos y de las licencias de la empresa. Confirma los recursos disponibles y las operaciones compatibles con la integración instalada.
¿Un escaneo confirma cuántas unidades hay?
El código de barras identifica un producto o un paquete. El empleado debe contar e introducir la cantidad observada o utilizar un modo de escaneo por unidad configurado expresamente.
¿Podemos empezar con un único flujo de trabajo?
Una prueba piloto práctica puede centrarse primero en la preparación de pedidos o el inventario, con responsabilidades, gestión de excepciones y criterios de aceptación acordados antes de añadir otros procesos.
¿Cuánto dinero podría ahorrar el ejemplo?
El ejemplo hipotético elimina dos minutos de administración por pedido, con 40 pedidos al día durante 240 días: 320 horas, valoradas en 144,000 SEK a 450 SEK por hora antes de costes. La capacidad no se convierte automáticamente en ahorro de nómina.
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