Bringen Sie den Fortnox-Ablauf zu den Mitarbeitenden, die ihn ausführen.
Für einen abgeschlossenen Kommissioniervorgang sollte weder eine weitere handschriftliche Notiz noch eine erneute manuelle Eingabe nötig sein, bevor das Büro erfährt, was passiert ist. Entscheidend ist, an welcher Stelle Informationen zwischen Regal, mobiler Arbeitskraft und Geschäftssystem verzögert werden.
Die Fortnox-Lösung von Raptool umfasst mobile Kommissionierung, Inventur, Wareneingang und Produktionserweiterungen, mit fertigen und angepassten App-Optionen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie diese Abläufe planen und was vor der Einführung zu prüfen ist.
Vier Aufgaben für eine mobile App
| Arbeitsablauf | Aufgabe der Mitarbeitenden | Was bei der Einrichtung festzulegen ist |
|---|---|---|
| Auftragskommissionierung | Zugewiesene Auftragspositionen bearbeiten und entnommene Mengen erfassen. | Auftragsberechtigung, Produktcodes, Fehlmengen und Abschlussereignis. |
| Inventur | Bestand identifizieren und den gezählten Ist-Bestand erfassen. | Zählzeitpunkt, Einheiten, Nachzählungen und Freigabe vor Bestandskorrekturen. |
| Wareneingang | Eintreffende Waren prüfen und angenommene Mengen erfassen. | Über- oder Minderlieferung, beschädigte Waren und Ziellagerorte. |
| Produktion | Vereinbarte Montage- oder Komponententätigkeiten erfassen. | Komponenten, Einheiten, Fertigmenge und eventuelle Lagerbewegungen. |
Dies sind zu validierende Prozessentwürfe und keine Aussage, dass jeder Bildschirm oder jede Aktualisierungsregel bei allen Kunden identisch ist. Das Ziel ist, das Ergebnis einmal dort zu erfassen, wo die Arbeit stattfindet.
Sehen Sie, wie ein verbundener Ablauf funktionieren könnte
Wählen Sie ein Beispiel. Die Darstellungen sind keine aktive Fortnox-Verbindung.
Vom freigegebenen Auftrag zur bestätigten Kommissionierung
- Vereinbarte Auftragspositionen in den Kommissionierauftrag übernehmen.
- Lagerort identifizieren und das zugeordnete Produkt scannen.
- Entnommene Menge erfassen und Fehlmengen melden.
- Die vereinbarten Abschlussinformationen über die Verbindung zurückmelden.
Definieren Sie Kommissionierung, Verpackung und Versand getrennt. Der Abschluss einer mobilen Aufgabe darf nicht stillschweigend bedeuten, dass alle späteren Schritte erledigt sind.
Lieferung am Wareneingang erfassen
- Den erwarteten Wareneingang oder die vereinbarte Eingangsreferenz öffnen.
- Produkt scannen und die richtige Verpackung oder Einheit prüfen.
- Angenommene Mengen und Abweichungen zur Prüfung erfassen.
- Das freigegebene Ergebnis an den vereinbarten Lager- oder Geschäftssystemprozess übermitteln.
Legen Sie fest, was bei einer zweiten Lieferung zur selben Referenz und bei beschädigtem Bestand geschieht, der nicht verfügbar werden darf.
Physische Bestände zählen und die Abweichung prüfen
- Zugewiesenen Lagerort oder Zählbereich auswählen.
- Produkt scannen und Einheiten physisch zählen.
- Beobachtung mit dem Zählzeitpunkt erfassen.
- Abweichungen prüfen und Bestandskorrekturen freigeben.
Ein Barcode identifiziert ein Produkt oder eine Verpackung; er erfasst nicht die Anzahl der enthaltenen Einheiten. Nicht gezählte Positionen müssen von bestätigten Nullmengen unterscheidbar bleiben.
Benötigte Daten mit klarer Zuständigkeit verbinden
Die Produktseite beschreibt den Austausch von Datensätzen, die über die Fortnox API verfügbar sind. Die Fortnox-eigene Dokumentation zu API-Berechtigungen erläutert, dass der Zugriff durch die der Verbindung erteilten Berechtigungen begrenzt ist und die entsprechenden Unternehmenslizenzen voraussetzt. Prüfen Sie eine Verbindung daher anhand der tatsächlich benötigten Ressourcen und Vorgänge.
Beginnen Sie mit einer vereinbarten Produktidentität. Artikelnummer, Barcode und Lieferantencode können dasselbe Produkt in verschiedenen Systemen bezeichnen. Ordnen Sie sie bewusst zu, einschließlich der Umrechnung von Karton auf Stück. Legen Sie anschließend fest, welches System Aufträge, Lagerorte, Bestände und abgeschlossene Bewegungen verantwortet. Ziehen Sie dieselbe entnommene Menge nicht in zwei Systemen ab.
Geben Sie jedem Ergebnis eine Referenz, die zur Aufgabe zurückverfolgt werden kann. Eine verzögerte oder wiederholte Nachricht muss erkannt und ohne doppelte Arbeit verarbeitet werden. Definieren Sie, wie Mitarbeitende fehlgeschlagene Aktualisierungen erkennen und wer sie behebt. Muss offline gearbeitet werden, testen Sie Erfassung und Synchronisierung der ausgewählten App, statt von einer ständig aktiven Verbindung auszugehen.
Zusätzliche Betriebsdaten am richtigen Ort halten
Raptool beschreibt auch die Nutzung seiner CDS-Cloud-Datenbank für Zusatzinformationen wie Seriennummern, Chargen und Details zu zusammengesetzten Produkten. Legen Sie fest, welche Daten dort gespeichert werden und welche Datensätze an Fortnox zurückgehen. Das ist eine Datenmodellentscheidung und kein Grund, zwei konkurrierende Versionen desselben Bestands zu führen.
Testen Sie in der Produktion Teilerledigungen und den Zusammenhang zwischen verbrauchten Komponenten und fertigen Produkten. Klären Sie für die Rückverfolgbarkeit, wann eine Chargen- oder Serienkennung erfasst wird und wie Mitarbeitende sie später abrufen. Eine hilfreiche mobile Ansicht bildet diese Regeln klar ab, statt sie hinter einem schnellen Scan zu verbergen.
Was kann weniger Nacherfassung einsparen?
320 Stunden / 144,000 SEK pro Jahr
Angenommen, die Verwaltung pro Auftrag sinkt um zwei Minuten, bei 40 Aufträgen am Tag und 240 Arbeitstagen. Bei 450 SEK pro Stunde entspricht diese Zeit vor Kosten einer jährlichen Arbeitskapazität von 144,000 SEK.
Die zwei Minuten umfassen Handschrift, spätere Eingabe und routinemäßige Statusnachfragen zum selben abgeschlossenen Auftrag. Sie unterstellen weder schnelleres Gehen im Lager noch den Wegfall der physischen Kommissionierung. Messen Sie den gesamten Prozess, damit dieselbe Tätigkeit nicht zweimal als separate Einsparung gezählt wird.
| Annahme | Beispiel |
|---|---|
| Aufträge pro Jahr | 40 × 240 = 9,600 |
| Freigesetzte Zeit | 9,600 × 2 Minuten = 320 Stunden |
| Bruttowert der Arbeitskapazität | 320 × 450 SEK = 144,000 SEK |
| Angenommene jährliche Betriebskosten | 24,000 SEK |
| Jahreswert nach Betriebskosten | 120,000 SEK |
| Angenommene Anfangskosten | 30,000 SEK |
| Wert im ersten Jahr nach beiden Kostenpositionen | 90,000 SEK |
Dies sind hypothetische Budgets, keine Preise von Raptool oder Fortnox. Freigesetzte Zeit wird zu einer finanziellen Einsparung, wenn bezahlte Arbeit, Überstunden oder externe Kosten entfallen. Eine neue Verteilung der Arbeit schafft Kapazität. Zusätzliche Einnahmen oder weniger Kommissionierfehler werden nicht angenommen.
Einen Prozess mit überprüfbarem Ergebnis pilotieren
Beginnen Sie mit Kommissionierung oder Inventur. Verwenden Sie eine kleine Produktauswahl mit realistischen Barcodes und Einheiten. Testen Sie anschließend eine normale Aufgabe, ein falsches Produkt, eine Fehlmenge, eine doppelte Nachricht und eine unterbrochene Verbindung. Vergleichen Sie nach jedem Fall das mobile Ergebnis, den Systemdatensatz und den physischen Bestand.
Messen Sie Vorbereitung, Arbeit am Regal, Büroerfassung und Korrekturzeit. Beziehen Sie auch Personen ein, die Ausnahmen bearbeiten, nicht nur die scannende Person. Vereinbaren Sie das Abnahmekriterium, bevor weitere Prozesse oder Standorte hinzukommen.
Fragen zu Raptool und Fortnox
Was ergänzt Raptool in einem Fortnox-Ablauf?
Raptool listet mobile Kommissionierung, Inventur, Wareneingang, Produktion und weitere konfigurierbare Betriebserweiterungen für Fortnox. Legen Sie App, Datensätze und Aktualisierungsregeln für den benötigten Ablauf fest.
Können wir Barcode-Scanner verwenden?
Die Fortnox-Seite von Raptool enthält barcodegestützte Abläufe und veröffentlichte Ansichten für Kommissionierung und Inventur. Prüfen Sie Gerät, Barcode-Zuordnung und Einheitenbehandlung in der gewählten Konfiguration.
Zeigt jedes Fortnox-Konto dieselben Daten?
Nein. Der API-Zugriff von Fortnox hängt von den erteilten Berechtigungen und den Unternehmenslizenzen ab. Bestätigen Sie verfügbare Ressourcen und unterstützte Vorgänge für die installierte Integration.
Bestätigt ein Scan, wie viele Einheiten vorhanden sind?
Ein Produktbarcode identifiziert einen Artikel oder eine Verpackung. Mitarbeitende müssen die beobachtete Menge weiterhin zählen und eingeben oder einen gezielt konfigurierten Scanmodus pro Einheit verwenden.
Können wir mit einem Ablauf beginnen?
Ein praktischer Pilot kann zunächst Kommissionierung oder Inventur umfassen, mit geklärten Zuständigkeiten, Ausnahmebehandlung und Abnahmetests, bevor weitere Prozesse hinzukommen.
Wie viel Geld könnte das Beispiel einsparen?
Das hypothetische Beispiel spart pro Auftrag zwei Minuten Verwaltungsaufwand bei 40 Aufträgen täglich an 240 Tagen: 320 Stunden mit einem Wert von 144,000 SEK bei 450 SEK/Stunde vor Kosten. Kapazität wird nicht automatisch zu Gehaltseinsparungen.
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Beginnen Sie mit dem Ablauf, der die meiste wiederkehrende Arbeit verursacht. Besprechen Sie mit Raptool eine mobile Fortnox-Lösung.
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