Es fácil introducir un nivel mínimo y olvidarse de él. Antes de cambiarlo, decide qué decisión debe respaldar: comprar a un proveedor, reponer una ubicación de preparación o marcar un artículo para revisión. Cada decisión requiere información diferente.
Usa esta guía para establecer una revisión de planificación sencilla y repetible. Ofrece un método práctico para hablar sobre los ajustes con el personal de operaciones y compras. No propone una fórmula universal ni promete que un mínimo concreto evite todas las roturas de existencias.
Aclara qué significan las cifras de existencias
Anota la diferencia entre las existencias físicas y las que el equipo puede usar para cubrir nueva demanda. Decide cómo se reflejan en la planificación las reservas, las retenciones para inspección, la mercancía dañada y las recepciones sin confirmar. Comprueba estas definiciones en el sistema empresarial.
Pide a una persona responsable de la planificación que siga un artículo desde su registro de existencias hasta una propuesta de pedido. Si dos personas utilizan saldos distintos para la misma decisión, resuelve primero esa discrepancia. Cambiar el umbral mientras la cantidad de partida no está clara complica la evaluación posterior.
Mantén visibles las unidades. Comprar por cajas y vender por unidades requiere una conversión clara en el proceso. Prueba con un producto que siga ese patrón antes de aplicar los mismos ajustes a un grupo mayor.
Distingue el suministro del almacén de la reposición de la ubicación de preparación
Que una estantería de preparación esté vacía no siempre significa que haya que pedir otra entrega al proveedor. Comprueba si hay existencias adecuadas en el almacenamiento a granel. Define quién crea el movimiento interno y quién confirma que la mercancía ha llegado a la ubicación de preparación.
Trata el mínimo de la ubicación de preparación como una decisión operativa independiente del umbral de compra del artículo. Esa ubicación tiene sus propias limitaciones de espacio y ritmo de trabajo. Habla de la frecuencia con la que el equipo puede reponerla y de cómo identificar las tareas urgentes.
Como ejercicio de formación, usa un artículo con existencias a granel pero sin existencias en la zona de preparación. Pide al personal que muestre la acción interna prevista. Después elimina las existencias a granel del ejemplo y hablad de cuándo compras debe encargarse del siguiente paso.
Comprueba los plazos del proveedor con datos reales
Revisa el tiempo que transcurre entre el pedido y la disponibilidad de existencias utilizables. El proceso puede incluir la preparación del proveedor, el transporte, la recepción y la inspección. Especifica qué etapas representa el plazo de entrega configurado en el sistema y cuáles requieren atención aparte.
Revisa las entregas recientes y comenta los casos excepcionales. Una incidencia aislada y un retraso recurrente pueden justificar decisiones distintas. No sustituyas sin darte cuenta un dato de planificación por la entrega más rápida que alguien recuerde ni por una cifra antigua copiada de otro producto.
Ten en cuenta las condiciones de pedido del proveedor. Puede haber tamaños de lote, cantidades mínimas o calendarios acordados. Comprueba esas condiciones en tus propios registros de compras; no des por hecho que el software puede pedir cualquier cantidad en cualquier momento.
Revisa juntos la demanda y el suministro pendiente
Antes de crear un pedido nuevo, comprueba el suministro que ya se espera. Decide cómo aparecen en la vista del planificador los pedidos de compra abiertos, las recepciones parciales y las entregas retrasadas. Define quién resuelve una entrega prevista que ya no sea fiable.
Trata por separado los cambios temporales de demanda y la actividad habitual. Una promoción o un nuevo pedido de cliente puede exigir una decisión de planificación explícita. Asigna una persona responsable y una fecha de revisión a los ajustes temporales para que no se vuelvan permanentes por descuido.
Empieza la primera revisión con un grupo manejable de productos. Incluye uno con ventas estables, otro con pedidos irregulares y otro con un plazo largo del proveedor. El objetivo es descubrir las diferencias de planificación antes de aplicar una misma regla a muchos artículos.
Dirige cada aviso a la persona adecuada
Aclara qué significa un aviso antes de convertirlo en una tarea de compras
| Situación | Revisar primero | Posible acción siguiente |
|---|---|---|
| Existencias totales por debajo del mínimo | Disponibilidad y suministro pendiente | Revisar un pedido al proveedor |
| Ubicación de preparación baja, existencias a granel disponibles | Origen de las existencias y espacio | Revisar un movimiento interno |
| El saldo parece alto, pero falta mercancía | Ubicaciones y transacciones sin resolver | Investigar el registro de existencias |
| Una promoción modifica la demanda | Calendario, demanda prevista y suministro | Aprobar un cambio temporal de planificación |
Investiga los cambios manuales recurrentes
Registra por qué la persona que planifica cambia un pedido sugerido o ignora un aviso. Algunos motivos posibles: una entrega próxima, un producto descatalogado, una discrepancia conocida en el registro o una necesidad temporal de un cliente. Elige motivos que el equipo pueda aplicar de forma coherente.
Revisa los cambios manuales recurrentes con quienes gestionan los datos de los artículos y las reglas de compra. Quizá haya que ajustar un parámetro, pero el problema también podría ser un pedido de compra sin cerrar o una conversión de unidades incorrecta. Investiga el registro antes de cambiar el umbral.
Lleva un historial sencillo de los cambios de planificación aprobados. Anota qué cambió, por qué y cuándo revisarás el resultado. Compara las roturas, el exceso de existencias y las compras urgentes con tus propios datos de referencia, en vez de usar estimaciones de ahorro de otra empresa.
Prueba el proceso de decisión completo
Sigue un artículo desde un aviso de existencias por debajo del mínimo, pasando por la revisión del planificador, la creación del pedido y la recepción, hasta su disponibilidad para la preparación. Incluye una entrega parcial y un pedido abierto existente. Comprueba que cada responsable pueda explicar el siguiente paso.
Si encaja con tu política de compras, empieza con sugerencias que requieran revisión. Confirma quién puede enviar pedidos y qué ocurre si se repite la misma ejecución de planificación. La automatización requiere datos y responsabilidades acordados con claridad, además de una conexión funcional entre los sistemas.
Cómo encaja Raptool
Raptool WMS describe un mínimo por artículo y otro independiente para la ubicación de preparación. El flujo Critical Stock enumera los artículos que están por debajo del mínimo; Risk of Run-out compara los días de cobertura con el plazo de entrega y sugiere qué pedir.
La misma página describe la creación de pedidos a proveedores y la reposición desde el almacenamiento a granel. Usa estas funciones como requisitos para la demostración: pide ver un artículo que haya que comprar, otro que requiera un movimiento interno y otro con suministro ya pedido.
Confirma las fuentes de datos, las reglas de aprobación y el comportamiento de los cálculos para la configuración propuesta. Explora la conexión correspondiente con Fortnox, Visma, o SAP si tu empresa utiliza uno de esos sistemas. La rutina de planificación debe ser comprensible para las personas responsables de las existencias.
Preguntas frecuentes
¿El nivel mínimo de existencias es lo mismo que la cantidad del pedido?
El mínimo es un umbral que utilizan las reglas de planificación. La cantidad que se pide también depende de la política elegida, las existencias disponibles, el suministro pendiente y las condiciones de compra.
¿Qué diferencia hay entre comprar y reponer la ubicación de preparación?
La compra incorpora mercancía nueva a la empresa. La reposición de la ubicación de preparación traslada mercancía existente desde otra ubicación.
¿Raptool admite mínimos independientes para la ubicación de preparación?
La página de Raptool WMS describe un mínimo por artículo y otro separado para la ubicación de preparación. Pide que te muestren esos ajustes con tus propias ubicaciones y productos.
¿Raptool puede sugerir acciones de compra?
Raptool WMS describe los flujos Critical Stock y Risk of Run-out, incluida la creación de pedidos a proveedores y los pedidos sugeridos. Confirma los cálculos, las aprobaciones y las conexiones del sistema para tu configuración.
¿Con qué frecuencia debemos revisar los mínimos?
Elige una frecuencia que se adapte a tu gama de productos y a los patrones de suministro. Revisa también los artículos cuando cambien las promociones, los plazos de entrega u otros datos importantes de planificación.
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