Ein Mindestbestand ist schnell eingetragen und schnell vergessen. Bevor Sie ihn ändern, sollten Sie festlegen, welche Entscheidung er unterstützen soll: eine Lieferantenbestellung, die Auffüllung eines Kommissionierplatzes oder die Kennzeichnung eines Artikels zur Überprüfung. Dafür werden unterschiedliche Informationen benötigt.
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um eine kleine, wiederholbare Planungsprüfung einzuführen. Er bietet eine praktische Methode, Einstellungen mit Mitarbeitenden aus Betrieb und Einkauf zu besprechen. Er gibt keine allgemeingültige Formel vor und verspricht nicht, dass ein bestimmter Mindestbestand jeden Engpass verhindert.
Klären, was Ihre Bestandszahlen bedeuten
Dokumentieren Sie den Unterschied zwischen physisch vorhandenem Bestand und Bestand, der für neue Nachfrage verfügbar ist. Legen Sie fest, wie Reservierungen, Prüfsperren, beschädigte Waren und noch nicht bestätigte Wareneingänge in Ihrer Planung erscheinen. Gleichen Sie diese Definitionen mit dem tatsächlichen Geschäftssystem ab.
Bitten Sie eine planungsverantwortliche Person, einen Artikel vom Bestandsdatensatz bis zum Bestellvorschlag nachzuverfolgen. Verwenden zwei Personen für dieselbe Entscheidung unterschiedliche Bestände, klären Sie das zuerst. Ein Schwellenwert lässt sich später schwerer bewerten, wenn die zugrunde liegende Menge unklar bleibt.
Behalten Sie die Einheiten im Blick. Kartonweise einzukaufen und einzelne Stücke zu verkaufen, erfordert eine eindeutige Umrechnung im Prozess. Testen Sie einen Artikel mit diesem Muster, bevor Sie dieselben Planungseinstellungen auf eine größere Gruppe anwenden.
Nachschub für das Lager vom Nachschub für den Kommissionierplatz trennen
Ein leeres Kommissionierregal bedeutet nicht automatisch, dass eine neue Lieferantenlieferung nötig ist. Prüfen Sie, ob geeignete Ware im Reserve- oder Blocklager verfügbar ist. Legen Sie fest, wer die interne Umlagerung auslöst und wer bestätigt, dass die Ware am Kommissionierplatz angekommen ist.
Behandeln Sie den Mindestbestand eines Kommissionierplatzes als separate betriebliche Entscheidung vom Bestellschwellenwert des Artikels. Der Kommissionierplatz hat eigene Platzbeschränkungen und Arbeitsrhythmen. Besprechen Sie, wie häufig Ihr Team ihn auffüllen kann und wie dringende Aufgaben erkannt werden.
Nutzen Sie als Schulungsbeispiel einen Artikel mit Bestand im Reservebereich und ohne Bestand am Kommissionierplatz. Lassen Sie Mitarbeitende den erwarteten internen Schritt zeigen. Entfernen Sie dann den Reservebestand aus dem Beispiel und besprechen Sie, ab wann der Einkauf für den nächsten Schritt zuständig wird.
Lieferzeiten anhand tatsächlicher Daten prüfen
Prüfen Sie den Zeitraum zwischen Bestellung und Verfügbarkeit nutzbarer Ware. Der Ablauf kann die Vorbereitung beim Lieferanten, Transport, Wareneingang und Prüfung umfassen. Legen Sie genau fest, welche Teile durch die hinterlegte Lieferzeit abgebildet werden und welche separat zu berücksichtigen sind.
Sehen Sie sich die letzten Lieferungen an und besprechen Sie ungewöhnliche Fälle. Eine einmalige Störung kann eine andere Entscheidung erfordern als eine wiederkehrende Verzögerung. Ersetzen Sie Planungsdaten nicht stillschweigend durch die schnellste erinnerte Lieferung oder einen alten, von einem anderen Artikel kopierten Wert.
Berücksichtigen Sie bei der Prüfung auch Bestellbedingungen des Lieferanten. Vereinbart sein können Verpackungsgrößen, Mindestmengen oder Bestelltermine. Prüfen Sie Ihre Einkaufsunterlagen, statt anzunehmen, die Software könne jederzeit jede Menge bestellen.
Bedarf und offene Lieferungen gemeinsam prüfen
Prüfen Sie vor einer neuen Bestellung, welche Lieferungen bereits erwartet werden. Legen Sie fest, wie offene Bestellungen, Teillieferungen und verspätete Lieferungen in der Planungsansicht erscheinen. Bestimmen Sie, wer eine erwartete Lieferung bearbeitet, wenn sie nicht mehr zuverlässig ist.
Besprechen Sie vorübergehende Bedarfsschwankungen getrennt vom normalen Geschäft. Eine Werbeaktion oder ein neuer Kundenauftrag kann eine ausdrückliche Planungsentscheidung erfordern. Weisen Sie vorübergehenden Einstellungen eine verantwortliche Person und einen Prüftermin zu, damit sie nicht unbemerkt dauerhaft bleiben.
Beginnen Sie mit einer überschaubaren Produktauswahl. Nehmen Sie einen Artikel mit gleichmäßigem Absatz, einen mit unregelmäßigen Bestellungen und einen mit langer Lieferzeit auf. So werden unterschiedliche Planungsanforderungen sichtbar, bevor eine Regel breit angewendet wird.
Jede Warnung an die richtige Person weiterleiten
Klären Sie vorab, was eine Warnung bedeutet, bevor daraus eine Einkaufsaufgabe wird. Die Tabelle dient als Gesprächsleitfaden. Das konfigurierte System kann andere Begriffe oder Statuswerte verwenden; bestätigen Sie das tatsächliche Verhalten in einer Vorführung.
| Situation | Zuerst prüfen | Möglicher nächster Schritt |
|---|---|---|
| Gesamtbestand unter Mindestbestand | Verfügbarkeit und offene Lieferungen | Lieferantenbestellung prüfen |
| Kommissionierplatz leer, Bestand im Reservebereich verfügbar | Bestandsquelle und Platz | Interne Umlagerung prüfen |
| Bestand scheint hoch, Ware fehlt | Lagerorte und ungeklärte Vorgänge | Bestandsdatensatz untersuchen |
| Werbeaktion verändert die Nachfrage | Zeitpunkt, erwarteter Bedarf und Lieferungen | Vorübergehende Planungsänderung genehmigen |
Wiederholte Abweichungen untersuchen
Dokumentieren Sie, warum eine planungsverantwortliche Person einen Bestellvorschlag ändert oder eine Warnung ignoriert. Mögliche Gründe sind eine bevorstehende Lieferung, ein eingestellter Artikel, eine bekannte Abweichung im Datensatz oder ein vorübergehender Kundenbedarf. Verwenden Sie Gründe, die Ihr Team einheitlich anwenden kann.
Prüfen Sie wiederholte Abweichungen mit den Personen, die Artikeldaten und Einkaufsregeln festlegen. Eine Einstellung muss eventuell angepasst werden; möglich sind aber auch eine nicht abgeschlossene Bestellung oder eine falsche Einheitenumrechnung. Prüfen Sie den Datensatz, bevor Sie den Schwellenwert ändern.
Führen Sie eine einfache Historie genehmigter Planungsänderungen. Notieren Sie, was sich geändert hat, warum und wann Sie das Ergebnis prüfen. Vergleichen Sie Fehlbestände, Sorgen um Überbestände und Notkäufe mit Ihrer eigenen Ausgangslage, statt sich auf Einsparungsschätzungen anderer Betriebe zu verlassen.
Die gesamte Entscheidung pilotieren
Verfolgen Sie einen Artikel von der Mindestbestandswarnung über die Prüfung durch die Planung und die Bestellung bis zum Wareneingang und der Verfügbarkeit für die Kommissionierung. Beziehen Sie eine Teillieferung und eine bereits offene Bestellung ein. Prüfen Sie, ob jede zuständige Person den nächsten Schritt erklären kann.
Beginnen Sie mit Vorschlägen, die überprüft werden, wenn das zu Ihrer Einkaufsrichtlinie passt. Klären Sie, wer Bestellungen übermitteln darf und was passiert, wenn derselbe Planungslauf wiederholt wird. Automatisierung erfordert klar vereinbarte Eingaben und Zuständigkeiten sowie eine funktionierende Verbindung zwischen den Systemen.
So passt Raptool dazu
Raptool WMS beschreibt einen Mindestbestand pro Artikel und einen separaten Mindestbestand für den Kommissionierplatz. Der Workflow Critical Stock listet Artikel unter ihrem Mindestbestand auf. Risk of Run-out vergleicht die Reichweite in Tagen mit der Lieferzeit und schlägt vor, was bestellt werden sollte.
Dieselbe Seite beschreibt das Anlegen von Lieferantenbestellungen und den Nachschub aus dem Reservebereich. Nutzen Sie diese Funktionen als Anforderungen an eine Vorführung: Lassen Sie sich einen Artikel mit Einkaufsbedarf, einen mit internem Umlagerungsbedarf und einen mit bereits bestelltem Nachschub zeigen.
Bestätigen Sie Datenquellen, Freigaberegeln und Berechnungsverhalten für Ihre geplante Konfiguration. Prüfen Sie die passende Fortnox, Visma, oder SAP Verbindung, wenn Ihr Unternehmen eines dieser Systeme verwendet. Die Planungsroutine sollte für die Bestandsverantwortlichen verständlich bleiben.
FAQ
Ist der Mindestbestand dasselbe wie die Bestellmenge?
Ein Mindestbestand ist ein Schwellenwert Ihrer Planungsregeln. Die Bestellmenge hängt zusätzlich von der gewählten Richtlinie, verfügbaren Beständen, offenen Lieferungen und Bestellbedingungen ab.
Worin unterscheiden sich Einkauf und Auffüllung des Kommissionierplatzes?
Beim Einkauf gelangen zusätzliche Waren ins Unternehmen. Bei der Auffüllung werden vorhandene Waren von einem anderen Lagerort an den Kommissionierplatz gebracht.
Unterstützt Raptool separate Mindestbestände für Kommissionierplätze?
Die Raptool-WMS-Seite beschreibt einen Mindestbestand je Artikel und einen separaten Mindestbestand für den Kommissionierplatz. Lassen Sie sich die Einstellungen mit Ihren eigenen Lagerorten und Artikeln zeigen.
Kann Raptool Einkaufsschritte vorschlagen?
Raptool WMS beschreibt die Workflows Critical Stock und Risk of Run-out, einschließlich Lieferantenbestellungen und Bestellvorschlägen. Bestätigen Sie Berechnungen, Freigaben und Systemverbindungen für Ihre Konfiguration.
Wie oft sollten wir Mindestbestände überprüfen?
Wählen Sie einen Prüfturnus passend zu Ihrem Sortiment und Ihren Liefermustern. Prüfen Sie Artikel auch, wenn sich Werbeaktionen, Lieferzeiten oder andere wichtige Planungsdaten ändern.
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