Überblick
Ein Besuchermanagementsystem im Einzelhandel erfasst alle Personen, die nicht zu Ihrer Belegschaft gehören: Lieferanten, Einkäufer, Auftragnehmer, Prüfer und Fahrer. RFID-Besucherausweise versprechen einen schnelleren Zutritt, eine automatische Abmeldung und eine bessere Kontrolle darüber, wer sich wo aufhalten darf. Sie kosten jedoch mehr als ein QR-Code auf dem Smartphone oder ein gedruckter Papierausweis. Lohnt sich RFID also? Für manche Einzelhandelsstandorte eindeutig ja. Für viele einzelne Geschäfte nein. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, für jeden Standort zu entscheiden.
Wer besucht ein Einzelhandelsunternehmen?
Der Einzelhandel hat mehr Besucher, als viele denken, und sie unterscheiden sich von Standort zu Standort. In der Zentrale gehen Lieferanten, Einkäufer, Bewerber und Prüfer oft direkt nacheinander ein und aus. Distributionszentren empfangen den ganzen Tag Fahrer und Auftragnehmer. Jeder von ihnen sollte die Standortregeln akzeptieren, bevor er die Betriebsfläche betritt. In Geschäften sind es meist Liefermitarbeiter, Servicetechniker und gelegentlich ein Gebietsleiter. Jede Gruppe benötigt etwas anderes von Ihrem Besuchersystem – darin liegt der Schlüssel zur RFID-Frage.
Was RFID zur Besucherverwaltung beiträgt
Ein herkömmliches Besuchersystem meldet Personen an, druckt oder versendet einen Ausweis und informiert den Gastgeber über die Ankunft. Ein RFID-Besucherausweis enthält einen kleinen Chip, den ein Lesegerät kontaktlos erfasst. Das ermöglicht drei Dinge, die ein Papierausweis nicht kann. Der Ausweis kann ausschließlich die Türen öffnen, für die der Besucher berechtigt ist. Lesegeräte an Toren oder Türen können erfassen, wann der Besucher das Gelände tatsächlich verlassen hat, damit niemand versehentlich als eingecheckt gilt. Eine wiederverwendbare RFID-Karte aus Kunststoff kann außerdem jede Woche demselben Auftragnehmer ausgehändigt werden, statt bei jedem Besuch einen neuen Ausweis zu drucken.
Wann sich RFID-Besucherausweise lohnen
- Sie kontrollieren Türen oder Bereiche, etwa die Betriebsfläche des Distributionszentrums, ein Kassenbüro oder ein Lager
- Dieselben Auftragnehmer und Fahrer kommen jede Woche wieder
- Sie benötigen für Brandschutzübungen und Evakuierungen eine verlässliche Personenzahl
- Sie verwenden bereits RFID-Lesegeräte für den Bestand und haben die Hardware vor Ort
- Prüfer oder Versicherer verlangen einen Nachweis, wer welchen Bereich betreten hat
Wann QR- oder Papierausweise ausreichen
Ein einzelnes Geschäft mit wenigen Lieferungen pro Tag benötigt selten RFID. Ein vorab versendeter QR-Code, eine schnelle Anmeldung am Tablet und ein gedruckter Papierausweis erfüllen ihren Zweck zu einem Bruchteil der Kosten. Dasselbe gilt für eine kleine Zentrale, in der der Empfang alle Besucher kommen und gehen sieht. Hier ist das Geld besser in die vollständige Anmeldung aller Besucher investiert, denn die größte Lücke ist meist die Person, die nie registriert wurde. Wenn Sie Ausweisarten vergleichen, lesen Sie unseren Vergleich von gedruckten und digitalen Besucherausweisen.
| QR- oder Papierausweis | RFID-Besucherausweis | |
|---|---|---|
| Kosten pro Besuch | Sehr niedrig: Papier oder Smartphone-Bildschirm | Zu Beginn höher, Karten lassen sich wiederverwenden |
| Anmeldegeschwindigkeit | Schnell mit Voranmeldung und QR-Code | Schnell: am Kiosk oder an der Tür vorhalten |
| Check-out | Ausweis scannen oder manuell abmelden | Kann von Lesegeräten am Ausgang erfasst werden |
| Zugang zu Türen und Bereichen | Nein, Mitarbeiter müssen Besucher einlassen | Ja, ausschließlich zu den freigegebenen Türen |
| Wiederkehrende Auftragnehmer | Bei jedem Besuch ein neuer Ausweis | Bei jedem Besuch dieselbe Karte |
| Am besten geeignet für | Einzelne Geschäfte, kleine Büros | Distributionszentren, Zentralen, größere Geschäfte |
So entscheiden Sie für Ihre Standorte
Beginnen Sie mit der wichtigsten Frage: Wo würde ein Besucher im falschen Bereich Kosten verursachen oder jemanden gefährden? Ordnen Sie Ihre Standorte nach Besuchertyp und -aufkommen. Setzen Sie RFID dort ein, wo Sie Türen kontrollieren müssen und Besucher regelmäßig wiederkommen, und verwenden Sie anderswo weiterhin QR- und Papierausweise. Ein Besuchersystem kann beide Verfahren nutzen. Ein Geschäft und ein Distributionszentrum benötigen daher nicht verschiedene Werkzeuge. Lesen Sie für die vollständige Einführung auch 10 wichtige Punkte bei der Einführung eines Besuchermanagementsystems.
So passt Raptool dazu
Das Raptool-Besuchermanagementsystem läuft als echte App unter Windows, Android und iOS, ist schnell und funktioniert auch offline. Besucher können vorab registriert werden, kontaktlos per QR-Code eintreten, Dokumente im Voraus unterschreiben und einen gedruckten Papier- oder Kunststoffausweis oder einen digitalen Ausweis per E-Mail erhalten. Gastgeber werden bei der Ankunft benachrichtigt. Die Abmeldung erfolgt per Barcodescanner oder automatisch. Die Evakuierungs-App zeigt, wer sich noch vor Ort befindet. Sie legen fest, wann personenbezogene Daten gelöscht werden, beispielsweise nach 180 Tagen, was die DSGVO unterstützt. Raptool ist Partner von Zebra Technologies. Raptool Client ermöglicht Apps den Zugriff auf RFID-Lesegeräte, Scanner und Drucker. Entdecken Sie unsere Einzelhandels-Apps, lesen Sie, wie RFID die Inventur im Geschäft von zehn Stunden auf eine verkürzteoder erfahren Sie, warum RFID in Ihr Lager gehört.
Wichtige Vorteile
- Wissen, wer sich an jedem Standort aufhält
- Auftragnehmern nur dort Zutritt geben, wo sie ihn benötigen
- Besucher abmelden, ohne ihnen hinterherlaufen zu müssen
- RFID-Karten für regelmäßige Besucher wiederverwenden
- QR- und Papierausweise nutzen, wo sich RFID nicht lohnt
Häufig gestellte Fragen
Lohnt sich RFID für die Besucherverwaltung im Einzelhandel?
Es lohnt sich, wenn Sie Türen oder Bereiche kontrollieren und viele wiederkehrende Besucher haben, etwa in Distributionszentren und Zentralen. Für ein einzelnes Geschäft mit wenigen Lieferungen pro Tag reichen QR-Anmeldung und Papierausweise meist aus.
Was ist der Unterschied zwischen einem RFID-Besucherausweis und einem QR-Ausweis?
Ein QR-Ausweis wird mit einer Kamera oder einem Barcodescanner erfasst. Ein RFID-Ausweis enthält einen Chip, den ein Lesegerät kontaktlos erkennt. Er kann daher auch Türen öffnen und Ausgänge automatisch erfassen.
Kann ein Besuchersystem RFID- und QR-Ausweise gemeinsam verwalten?
Ja. Viele Einzelhändler setzen RFID in Distributionszentren und Zentralen sowie QR- oder Papierausweise in Geschäften ein – alles in demselben Besuchermanagementsystem.
Unterstützt ein Besuchermanagementsystem die DSGVO?
Es kann dabei helfen. Im Raptool-Besuchersystem legen Sie fest, wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden. Besucher können ihre Löschung beantragen, und vor der Speicherung von Daten für wiederkehrende Besucher können Sie eine Einwilligung einholen.
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