Ein Kunde fragt nach dem Stand eines Angebots. Der Vertriebler erinnert sich an das Gespräch, ein Kollege hat die neueste E-Mail und das Lager weiß, ob die Ware verfügbar ist. Bevor Sie CRM-Tools vergleichen, sollten Sie festlegen, wie Ihr Team diese Informationen zusammenführt und wer für die nächste Antwort verantwortlich ist.
CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Für wachsende Einzelhändler, Großhändler und operative Teams beginnt eine sinnvolle Bewertung bei den alltäglichen Aufgaben: übersichtliche Kundendatensätze führen, zugesagte Rückmeldungen einhalten und bestätigte Geschäfte an die zuständigen Mitarbeitenden zur Abwicklung übergeben.
Von der Kundenreise ausgehen, die Sie tatsächlich betreuen
In seinem Leitfaden zu CRM-Tools für den Vertrieb, hebt monday.com Kundendaten, Pipeline-Übersicht, Automatisierung, Integration und Nutzung hervor. Verwenden Sie diese Kategorien als erste Checkliste und prüfen Sie die Einzelheiten anschließend anhand Ihres Unternehmens.
Halten Sie eine typische Kundenreise von der Anfrage bis zum abgeschlossenen Auftrag fest. Berücksichtigen Sie Gespräche, Genehmigungen und operative Fragen, die dabei auftreten. Wählen Sie anschließend eine schwierigere Reise: etwa einen Stammkunden, der Mengen ändert, oder einen Interessenten, der nach einem nicht verfügbaren Artikel fragt.
Benennen Sie für jeden Schritt die zuständige Person und die benötigten Informationen. So erhält eine Softwaredemo einen konkreten Zweck. Das Team sollte erklären können, was sich im Arbeitsablauf verbessert hat, statt nur festzustellen, dass ein Dashboard nützlich aussieht.
Zuständigkeit und nächsten Schritt sichtbar machen
Legen Sie fest, welche Mindestangaben ein Kundendatensatz in Ihrem Unternehmen enthalten muss. Firmenname und Kontaktperson reichen für den Anfang vielleicht aus, doch Mitarbeitende müssen auch wissen, wer zuständig ist und was als Nächstes passiert. Beschränken Sie Pflichtfelder auf Informationen, die tatsächlich genutzt werden.
Legen Sie fest, wie das Ergebnis eines Gesprächs erfasst wird. Eine Notiz kann zum Beispiel enthalten, was der Kunde angefragt hat, was zugesagt wurde und wann die Kundenverantwortlichen antworten. Das ist eine Arbeitsvereinbarung für Ihr Team und keine universelle CRM-Vorlage.
Prüfen Sie die Vertretung bei Abwesenheiten. Bitten Sie eine andere Person, den Datensatz zu öffnen und die Aufgabe ohne separate Einweisung fortzuführen. Sind die Informationen zu ungenau, um damit weiterzuarbeiten, verbessern Sie zuerst die Erfassungsregel, bevor Sie weitere automatische Erinnerungen einrichten.
Vertriebsphasen anhand nachvollziehbarer Entscheidungen definieren
Wählen Sie Phasen, die Ihren Vertriebsprozess abbilden, und erklären Sie, was den nächsten Schritt ermöglicht. Ein versendetes Angebot und die Annahme dieses Angebots durch den Kunden sind zwei unterschiedliche Ereignisse. Vereinbaren Sie, welcher Datensatz oder welche Bestätigung die jeweilige Änderung belegt.
Trennen Sie die Phase einer Verkaufschance von ihrer nächsten Aktivität. Eine Verkaufschance kann noch geprüft werden, während ein Rückruf bereits überfällig ist. Fragen Sie, wie die vorausgewählten Tools beide Informationen anzeigen, damit eine Führungskraft vernachlässigte Aufgaben erkennt, ohne allein aus der Phase darauf schließen zu müssen.
Verknüpfen Sie Berichte mit vereinbarten Definitionen. Legen Sie fest, welche Beträge, Termine und Statuswerte in eine Prognose eingehen und wer sie prüft. Behandeln Sie nicht jede offene Verkaufschance als garantierten zukünftigen Umsatz, nur weil sie in der Pipeline steht.
Übergabe vom Vertrieb an den Betrieb planen
Definieren Sie kurz, wann ein Auftrag für die Bearbeitung bereit ist. Je nach Betrieb gehören dazu ein vereinbartes Produkt, eine Menge, ein Preis, Lieferangaben und erforderliche Genehmigungen. Legen Sie fest, wer die Angaben prüft, bevor das Lager einen Auftrag erhält.
Wenn der Vertrieb Bestandsinformationen einsehen kann, legen Sie fest, was zugesagt werden darf. Physischer Bestand, bereits reservierte Ware und erwartete Lieferungen müssen in Ihrem Prozess klar voneinander abgegrenzt sein. Zeigen Sie den genauen Wert, den die geplante Verbindung bereitstellt, und wann er zuletzt aktualisiert wurde.
Bestimmen Sie, welches Team nach der Übergabe für Ausnahmen zuständig ist. Bei einem verspäteten Artikel sollte eine benannte Person den Kunden informieren und der nächste Schritt sichtbar sein. Verknüpfen Sie den Vertriebsdatensatz und den operativen Auftrag über eine vereinbarte Referenz, sofern die ausgewählten Systeme dies unterstützen.
Tools anhand echter Aufgaben vergleichen
Verwenden Sie die Tabelle unten als Checkliste für die Demo. Sie enthält vorgeschlagene Bewertungskriterien und behauptet nicht, dass jedes CRM dieselben Funktionen umfasst. Geben Sie jedem vorausgewählten Anbieter dieselben Szenarien, damit Ihr Team die Ergebnisse einheitlich vergleichen kann.
| Bedarf | Zu demonstrierende Funktion | Frage an Ihr Team |
|---|---|---|
| Kundenverantwortung | Ein Kundenkonto zuweisen und den nächsten Schritt anzeigen | Wer vertritt eine abwesende Kollegin oder einen abwesenden Kollegen? |
| Vertriebsfortschritt | Eine echte Verkaufschance durch die vereinbarten Phasen führen | Welche Belege erlauben einen Phasenwechsel? |
| Mobiles Follow-up | Einen Kunden finden und das Ergebnis eines Termins erfassen | Können Mitarbeitende die Aufgabe auf ihrem Gerät abschließen? |
| Auftragsübergabe | Einen genehmigten Verkauf in die Auftragsabwicklung übergeben | Wer bestätigt die Übernahme und behebt Fehler? |
| Operativer Überblick | Quelle und Zeitpunkt der Bestandsinformation anzeigen | Welche Verfügbarkeit darf der Vertrieb zusagen? |
Verbindungen und Automatisierung genau prüfen
Listen Sie auf, für welche Informationen jedes angebundene System zuständig sein soll. Kundendaten, Verkaufspreise, Auftragsstatus und Produktverfügbarkeit können aus unterschiedlichen Quellen stammen. Legen Sie fest, welche Aktualisierungen schreibgeschützt sind, welche zurückgeschrieben werden dürfen und wer Konflikte löst.
Testen Sie auch eine fehlgeschlagene Aktualisierung. Fragen Sie, wo der Fehler angezeigt wird, wer ihn übernimmt und wie der Datensatz wiederhergestellt wird, ohne einen doppelten Kunden oder Auftrag anzulegen. Der Name eines Konnektors allein erklärt dieses Verhalten nicht.
Beginnen Sie die Automatisierung mit einem klar definierten Auslöser und Ergebnis. Eine Follow-up-Aufgabe nach einem Termin ist ein Beispiel, das sich prüfen lässt. Komplexere Aktionen, etwa einen Auftrag abzusenden oder eine Kundennachricht zu senden, erfordern in Ihrer tatsächlichen Konfiguration vereinbarte Berechtigungen und Prüfregeln.
Mobiles Arbeiten und den Alltag testen
Lassen Sie Mitarbeitende ein echtes Follow-up auf den Geräten erledigen, die sie mit sich führen. Prüfen Sie Kundensuche, Notizeingabe und Zugriff auf die relevante Aufgabe. Wenn Offline-Nutzung erforderlich ist, zeigen Sie, welche Aktionen ohne Verbindung funktionieren und was beim erneuten Verbinden der Geräte geschieht.
Prüfen Sie die Migration, bevor Sie die vollständige Kundenliste importieren. Vereinbaren Sie, wie Duplikate, inaktive Konten und unvollständige Datensätze behandelt werden. Wählen Sie eine kleine, repräsentative Stichprobe und prüfen Sie die Ergebnisse mit den Personen, die diese Datensätze später nutzen.
Berücksichtigen Sie Implementierung, Einrichtung, Migration, Schulung und laufende Verwaltung in der Kostenbewertung. Halten Sie im Pilotversuch verpasste Follow-ups, unvollständige Übergaben und Korrekturen fest. Vergleichen Sie die Ergebnisse mit Ihrem Ausgangspunkt, bevor Sie über den Umfang der Einführung entscheiden.
So passt Raptool dazu
Die Raptool-Website enthält CRM-Demobildschirme mit Kundendatensätzen, Zuständigkeits- und Statusaktionen, Notizen und schneller Aktivitätserfassung. Die mobile CRM-Demo umfasst die Ansichten Today, Customers, Pipeline und To Do. Nutzen Sie diese Demos, um Ihre Anforderungen zu besprechen und zu bestätigen, welche Funktionen in der geplanten Produktivkonfiguration enthalten sind.
Für die operative Seite beschreibt Raptool WMS Arbeitsabläufe für Wareneingang, Kommissionierung, Verpackung und Versand. Raptool Retail beschreibt die mobile Bestandsabfrage und Kundenbetreuung. Klären Sie, welche Informationen der Vertrieb aus diesen Abläufen benötigt, bevor Sie eine Verbindung definieren.
Informieren Sie sich über Raptool Designer wenn Sie die Anpassung von Apps besprechen. Bitten Sie Raptool, den vollständigen Ablauf vom Kunden bis zum Auftrag zu demonstrieren, einschließlich Berechtigungen, Datenverantwortung und Ausnahmebehandlung. Klären Sie den Umfang jeder CRM-Verbindung ausdrücklich; die Referenzwebsite belegt keine fertige Integration mit monday CRM.
FAQ
Wofür steht CRM?
CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement. CRM-Software hilft Teams, Kundendatensätze, Vertriebsaktivitäten und Follow-up-Aufgaben zu organisieren. Die genauen Funktionen hängen vom Produkt und der Konfiguration ab.
Brauchen wir ein CRM, wenn wir bereits ein ERP nutzen?
Listen Sie zunächst auf, welche Aufgaben Ihr aktuelles ERP abdeckt und welche Kunden-Follow-ups weiterhin schwierig sind. Entscheiden Sie dann, ob Sie ein weiteres Tool, einen besseren Arbeitsablauf oder eine Änderung am bestehenden System benötigen.
Ersetzt ein CRM die Lagerverwaltungssoftware?
Bewerten Sie die Aufgaben getrennt. Kunden-Follow-ups und Verkaufschancen benötigen andere Kontrollen als Wareneingang, Kommissionierung und Versand, auch wenn die Systeme Informationen austauschen.
Lässt sich Raptool mit monday CRM integrieren?
Die Website-Referenz in diesem Artikel belegt keine fertige Integration mit monday CRM. Klären Sie den erforderlichen Anschluss, Umfang und das Verhalten mit Raptool, bevor Sie ihn in Ihre Planung aufnehmen.
Was sollten wir uns in einer CRM-Demo zeigen lassen?
Nutzen Sie ein echtes Kundenszenario: Zuständigkeit zuweisen, ein Gespräch erfassen, den nächsten Schritt planen und einen genehmigten Verkauf an den Betrieb übergeben. Beziehen Sie einen fehlenden Artikel oder verspäteten Auftrag ein, um die Ausnahmebehandlung zu prüfen.
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